Журнал Выдачи Листков Нетрудоспособности

Журнал Выдачи Листков Нетрудоспособности.rar
Закачек 2301
Средняя скорость 7745 Kb/s

Журнал Выдачи Листков Нетрудоспособности

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

Инструкция для заполнения учетного журнала

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

  1. Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
  2. Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
  3. В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

  1. Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
  2. В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
  3. Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
  4. Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
  5. Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
  6. Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
  7. В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Срок хранения больничных листов в организации

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

Журнал учета листков нетрудоспособности – это журнал, в который вносятся необходимые сведения о листке нетрудоспособности работника данной организации для использования при составлении табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда работнику.

Утвержденной законом формы Журнала учета листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал.

Срок хранения Журнала учета листков нетрудоспособности установлен ст. 897 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 5 лет.

Форма журнала учета листков нетрудоспособности и его заполнение

________________________________________

(наименование организации)

ЖУРНАЛ УЧЕТА ЛИСТКОВ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

Окончен: «___» _______20 ____г.

На обложке (титульном листе) журнала указывают:

  • наименование организации;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Журнал учета листков нетрудоспособности пронумеровывается, прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

Внесение записей в графы журнала:

В 1 графе – номер записи в журнале в хронологическом порядке;

В графе 2 – проставляется дата, когда работник предоставил листок нетрудоспособности в подразделение, ответственное за ведение журнала;

В графе 3 – указывается Фамилия, Имя и Отчество работника, на которого оформлен листок нетрудоспособности;

В графах 4,5,6 –прописываются данные о работнике (в какой должности (профессии, специальности), в каком структурном подразделении он работает в организации, а также его табельный номер);

В графах 7,8,9 – необходимо правильно указать все сведения, переписав их с листка нетрудоспособности (его серию, номер, дату выдачи, а также название медицинской организации, выдавшей листок);

В графе 10 указывается вид нетрудоспособности (например: заболевание, травма);

В графах 11,12 – переписывается с листка период нетрудоспособности с даты открытия и по дату его закрытия;

В графе 13 проставляется количество дней нетрудоспособности;

В графу 14 – можно вносить дополнительную информацию по своему усмотрению, в соответствии с требованиями руководителя.

В данный журнал при необходимости можно внести дополнительные столбцы.

Книга регистрации листков нетрудоспособности (форма 036 У) относится к числу необязательных документов на предприятии. Необходимость ее ведения, хранения и содержания определяется руководством организации в зависимости от особенностей производственного процесса, численности сотрудников предприятия и других факторов. Однако большинство крупных предприятий с большим количеством документации предпочитает формировать данный журнал учета листков нетрудоспособности, что позволяет максимально упорядочить документооборот.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Согласно трудовому законодательству, работодатель не обязан вести журнал регистрации листков нетрудоспособности. При этом книги и журналы по учету формируются специалистами отдела кадров не только для систематизации документооборота, а также для присвоения документации юридической силы.

Делопроизводство разделяет термины «книга» и «журнал». Журнал представляет собой книжный формат учетно-регистрационного документа, который формируется на определенное время и считается оконченным по его истечении. Тогда как книга имеет альбомный формат и является учетно-регистрационным документом, который ведется на постоянной основе.

Ведение данного журнала обеспечивает работодателю следующие преимущества:

  • Владение информацией о трудоспособности любого из работников предприятия;
  • Возможность отслеживать длительность нахождения сотрудников на больничном;
  • Правильный расчет пособий по нетрудоспособности в зависимости от ее продолжительности;
  • Анализ уровня заболеваемости на производстве для оценки ситуации;
  • Разрешение спорных ситуаций, например, при утрате листков нетрудоспособности.

Как правильно заполнять учетно-регистрационный журнал

Поскольку законодательство не определяет строгой формы ведения журнала учета и регистрации больничных листов, образец его заполнения должен был установлен локальными нормативными актами предприятия, где должны содержаться инструкции по его оформлению и ведению.

Организация может самостоятельно разработать и изготовить этот документ, либо приобрести уже готовый журнал у продавцов канцелярских принадлежностей.

Кадровое делопроизводство подразумевает внесение данных о каждом больничном листе с указанием даты документа. При этом в обязательном порядке должны вноситься следующие данные:

  • наименование документа (журнал учета листков нетрудоспособности);
  • название предприятия;
  • дата начала и окончания;
  • длительность хранения;
  • подпись уполномоченного сотрудника (в некоторых случаях подпись проставляется на всех листах).

Все листы книги регистрации листков нетрудоспособности должны быть сшиты и закреплены печатью и подписью главы организации. Все графы в журнале следует пронумеровать, а каждой внесенной в книгу записи следует присвоить порядковый номер. Также каждая из записей должна отражать:

  • информацию о сотруднике (ФИО, должность);
  • номер листка нетрудоспособности;
  • название медицинского учреждения, выдавшего больничный лист;
  • даты начала и окончания больничного;
  • срок действия больничного листа.

Наличие зачисток, применение корректирующего штриха в книге недопустимо. В случае допущения ошибок следует их пояснять в графе «примечания», там же можно отметить ошибочно внесенные данные.

Поскольку после регистрации в кадровой службе листки нетрудоспособности передаются бухгалтеру, в журнале желательным является наличие графы для росписи получившего документ бухгалтера. Это дает возможность определить подразделение, в котором был утрачен лист нетрудоспособности при возникновении такой ситуации.

Ведение и хранение журнала учета листков нетрудоспособности

В большинстве организаций за правильность оформления и сохранность этого документа отвечает специалист кадровой службы. Также эта обязанность может возлагаться на другого сотрудника, назначенного приказом главы организации. Например, в тех организациях, где отсутствует отдел кадров, решение кадровых вопросов обычно возлагают на бухгалтера, соответственно, вести журнал необходимо будет бухгалтеру.

Поскольку данный учетный журнал является внутренним документом, передавать его другим сотрудникам нельзя без одобрения администрации организации, а ознакомление с ним может происходить только в присутствии уполномоченного лица, на которого возложена ответственность по его ведению и хранению.

Этот журнал должен регулярно предоставляться на проверку администрации предприятия, а также в целях формирования отчетов и оценки работы отдела кадров.

В случае порчи или утраты документа руководство предприятия должно обратиться в органы внутренних дел и сформировать комиссию в целях расследования происшествия, а также для составления описи всей утраченной документации. Состав комиссии назначается приказом.

Длительность хранения той или иной отчетной документации в организации определяется «Перечнем типовых документов», где обозначен срок хранения определенного документа.

Как правило, документация учетно-регистрационной формы должна храниться 3 года. Однако длительность хранения каждого документа может определить в индивидуальном порядке глава организации. Началом срока принято считать 1 января года, следующего за годом окончания документа.

Этот учетно-регистрационный документ входит в перечень наиболее востребованной в кадровом делопроизводстве документации.

Процесс ведения журнала не требует ощутимых затрат труда и времени. В то же время документ позволяет руководству организации следить за правильностью и правомерностью расчета и начисления пособий по нетрудоспособности, а также грамотно наладить работу предприятия в целом с учетом своевременного принятия профилактических мер при возникновении заболеваний сотрудников.


Статьи по теме