Журнал Входящей Корреспонденции бланк

Журнал Входящей Корреспонденции бланк.rar
Закачек 3585
Средняя скорость 7938 Kb/s

Журнал Входящей Корреспонденции бланк

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих документах, поступащих в организацию от корреспондентов.

Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать:

  • ГОСТы, ОСТы, ТУ.
  • Графики, наряды, заявки, разнарядки.
  • Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация.
  • Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».
  • Научные работы.
  • Нормы и нормативы расхода материалов.
  • Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).
  • Поздравительные письма, телеграммы.
  • Пригласительные билеты.
  • Прейскуранты.
  • Программы конференций, совещаний.
  • Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения).
  • Учебные планы, программы.
  • Формы и банки (кроме строгой отчетности).

Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы), проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям.

Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии – наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Открываются все конверты. Исключение составляет личная корреспонденция (с пометкой «Лично»).

При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих (поступающих) документов в графе Примечание (см. Приложение). Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Предварительное рассмотрение документов: необходимо осуществить фильтрацию входящей корреспонденции, направленной руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Дата поступления документа заносится в графу 1 (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например вх. № 136 от 21.02.2012 на 15 л. + прил. 32 л.

Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 (см.Приложение) – порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) – исполнителя. Например, вх .№ 185/03 (03 – бухгалтерия).

Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 4 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Это Ф.И.О. (если есть на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

В графу 6 списывается с поступившего документа исходящий номер адресата и дата, если номер отсутствует, то пишется б/н (без номера).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 (см. Приложение).

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа 10. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов.

В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения.

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
    Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.

Это один из ключевых моментов в ведении современного делопроизводства. Входящую документацию на сегодняшний день ведут в журнальной форме или на электронных носителях.

Понятие регистрации, для каких документов оно применяется

Согласно требования государственных стандартов, регистрацией принято называть запись учетных данных о том или ином документе, согласно установленной формы, и фиксацию его создания или дальнейшего движения.

Установление перечня документов, которые подлежат обязательной входящей регистрации, отводится службе делопроизводства компании. При необходимости он может утверждаться руководителем.

После обработки поступивших документов они передаются по предприятию для дальнейшего исполнения или ознакомления.

Регистрации могут не подлежать информационные, справочные, рекламные буклеты и письма, приглашения для участия в мероприятиях, печатные издания и т.д.

Во всех случаях, в номере документа выделяется порядковый номер самого документа, а также номер по номенклатуре дел, подразделению или исходя из других нормативов классификации.

Несмотря на кажущуюся сложность, в дальнейшем это ускоряет порядок документооборота на предприятии и сокращает временные издержки.

Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен печатью организации и подписями должностных лиц компании.

Преимущества и недостатки бумажного документооборота входящих писем

Бумажный вариант использовался на протяжении многих лет и по сей день ряд организаций предпочитает его для отображения движения входящей корреспонденции. Следует сразу сказать, что конкретная форма не устанавливается нормативной документацией.

И само предприятие решает для себя, какие категории документации будут объединены по тому или иному признаку.

Скачать образец журнала регистрации

Образец заполнения такого журнала прилагается здесь.

  • небольшой документооборот, не превышающий нескольких сотен документов в году;
  • нормативные акты обязывают регистрацию определенной группы документов таким способом;
  • повышенная надежность хранения особенно ценной документации.

Однако, эффективность работы с таким журналом вызывает немалое количество вопросов.

Если требуется узнать, когда поступал в организацию тот или иной документ и кому был отдан в исполнение, может потребоваться пролистать большое число страниц.

При классификации входящей корреспонденции по различным группам или категориям обычно руководствуются рядом принципов.

Во-первых, отдельно учитывается входящая, исходящая и внутренняя документация. Отдельные категории документов сшиваются по одному и тому же признаку – например, приказы по организации, протоколы, служебные записки и т.д.

Большие и емкие категории допускается разбивать на несколько меньших разновидностей, а всю регистрацию необходимо вести в одном месте.

Что желательно отразить в журнале

Примерный перечень граф, который должен быть в оптимальной форме журнала входящей регистрации:

  1. Номер и дата документа.
  2. Отправитель документа.
  3. Исходящая дата.
  4. Исходящий присвоенный номер.
  5. Краткое содержание документа.
  6. Подпись о получении.

Могут быть добавлены графы о количестве листов в документе, а также примечания об исполнении.

Электронные способы ведения входящей корреспонденции

Все чаще предприятия разных форм собственности берут на вооружение электронный подход ведения такого журнала.

Заполняется он по тем же принципам, но данные заносятся в отдельный файл для каждой категории документов.

Основной программой может выступать MS Word, Excel, или любая из баз данных.

Распечатывать такой журнал нет особой необходимости, то есть, отдел делопроизводства делает это в особых случаях.


Статьи по теме