Журнал Учета Журналов Делопроизводство

Журнал Учета Журналов Делопроизводство.rar
Закачек 3785
Средняя скорость 2327 Kb/s

Журнал Учета Журналов Делопроизводство

Кадровая работа на любом предприятии немыслима без ведения регистрационных форм. Виды и специфика их диктуются особенностями данного предприятия и обычно определяются по усмотрению руководителя (кроме обязательных форм, например, по учету трудовых книжек и т. п.). Ведение прочих форм не является строго обязательным, но на крупных предприятиях существенно облегчает и оптимизирует работу кадровой службы.

К регистрационным формам относятся журналы учета и регистрационные книги. Обычно оформление их производится сотрудниками кадровой службы согласно тематике регистрируемых документов с учетом удобства и целесообразности. Это может быть книжное либо альбомное расположение страниц, наличие граф и колонок, необходимых именно для данного вида учета. Регистрационные формы могут существовать в виде специальных бланков, отпечатанных типографским способом (такие бланки, как правило, приобретаются предприятием) либо заполняться от руки.

Обязательными реквизитами любой регистрационной формы являются название предприятия и самой формы, дата начала ее ведения, дата окончания ведения, срок хранения, подпись лица, назначенного ответственным за ведение. Все страницы такой книги или журнала разграфляются, нумеруются, сшиваются и заверяются печатью и подписью руководителя. Заполняются страницы ручкой черного, фиолетового либо синего цвета аккуратным почерком, без подчисток и замазываний. В случае внесения неверной записи она должна быть перечеркнута одной тонкой чертой, а ниже вносятся верные сведения. Каждое исправление должно быть заверено подписью ответственного лица с проставлением даты. При наличии графы «Примечания» сведения об исправлении вносятся туда.

Журнал учета относится к документам внутреннего пользования и не передается в другие подразделения. Хранится он у лица, которое приказом руководителя назначается ответственным за его ведение. После заполнения всех страниц журнал учета сдается в архив предприятия и хранится от 3 до 75 лет, в зависимости от принятых для различных документов сроков хранения.

Примером регистрационной формы может служить журнал учета рабочего времени, который ведется на многих предприятиях, хотя его ведение по закону не является обязательным. Согласно внутреннему распорядку работники в течение рабочего дня имеют право покидать рабочее место только с разрешения руководителя с указанием цели и времени отсутствия. Данный журнал учета служит средством фиксирования фактически отработанных часов. Состоит он, как правило, из нескольких граф (номер записи и ее дата, время прихода и ухода, место убытия, подпись работника).

Другим примером учетной формы является журнал учета проверок юридического лица или частного предпринимателя. Он относится к типовым формам, утвержденным пр. № 141 от 30.04.2009 г. Минэкономразвития РФ и служит для внесения сведений о проверках со стороны государственных контролирующих органов. Такой журнал учета очень желательно иметь любому ИП или юридическому лицу для соблюдения законности и защиты от несанкционированных проверок. Но отсутствие данного журнала не является нарушением, проверяющие лишь зафиксируют факт отсутствия в акте проверки.

Данный журнал хранится у проверяемого лица и заполняется представителями проверяющей инстанции. Работникам проверяемой организации вносить в него записи запрещается. Лица, проводящие проверку, обязаны внести в журнал запись о ее цели, объеме и сроках и указать реквизиты того распоряжения, на основании которого производится проверка. При отказе проверяющих заполнить данные графы журнала их действия могут быть обжалованы. Записи в журнале при необходимости могут быть использованы для уточнения правомерности очередной проверки, а в случае возникновения конфликта могут служить основанием обращения в вышестоящие инстанции, вплоть до жалобы в прокуратуру.

Журнал должен быть в обязательном порядке прошит, пронумерован, скреплен печатью юридического лица и должен содержать следующие графы:

— наименование контролирующего органа;;

— даты начала проверки, ее окончания, время проведения;

— ее правовое основание;

— цель и предмет данной проверки;

— выявленные при проверке нарушения и предписания по их устранению;

— ФИО, должность, подпись лица, проводящего проверку.

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Журналы учета и регистрации документов необходимы:

— для регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

— организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

— организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

— облегчения поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и др.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования предприятия, если таковые произойдут в будущем.

Необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

Форма книги учета трудовых книжек не приспособлена для учета дубликатов трудовой книжки. Тем не менее данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек. Так же решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак «*» и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12 – 13 можно дать ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графах карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что трудовые книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков в журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители и работники, выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работающие по внутреннему совместительству учитываются в общих документах по учету списочного состава работников предприятия.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

— журнал регистрации служебных заданий;

— журнал регистрации локальных нормативных актов;

— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

— журнал выдачи справок по личному составу;

— журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

— журнал учета больничных листов;

— журнал регистрации увольнения с работы и др.


Статьи по теме