Журнал Списания Гсм образец

Журнал Списания Гсм образец.rar
Закачек 2019
Средняя скорость 8781 Kb/s

Журнал Списания Гсм образец

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  • Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  • В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
  • Абсолютное большинство компаний используют автотранспортные средства в своей профессиональной деятельности, в связи с чем у них возникает необходимость покупки топлива. Не всегда удобно это делать за наличные средства и поэтому многие субъекты пользуются безналичным расчетом. Приобретается ГСМ с использованием топливных карт или талонов на бензин и дизельное топливо. Журнал учета ГСМ используется для записи количества выданного топлива и материалов.

    Журнал можно использовать любой формы — изготовленный в типографии (он заполняется вручную) или может оформляться автоматизированным методом. Журнал прошивается, его листы нумеруются и скрепляются печатью. Ведется данный документ лицом, ответственным за выдачу и контроль расхода ГСМ.

    При выполнении записей в журнал, необходимо в верхней части заполнить данные о предприятии, указать регистрационный номер и дату составления, ФИО материально-ответственного лица. Вносятся сведения о ГСМ (название и марка).

    Далее следует таблица, состоящая из десяти колонок, где отражается:

    • автомобиль (модель и номер);
    • номер путевого листа;
    • ФИО водителя и табельный номер;
    • сколько выдано;
    • серия и номер талонов.

    В последней колонке водитель должен расписаться в получении. В конце страницы журнала подбиваются итоговые показатели по выдаче. Каждая марка нефтепродукта учитывается отдельно. В конце формы расписываются лица выдавшие и проверившие документ.

    На основании данных журнала и ведомостей составляется отчет о движении ГСМ на предприятии, который в дальнейшем передается в бухгалтерский отдел для учета. Ответственность за правильное и достоверное ведение, а также хранение данного документа, несет работник, определенный правовыми актами организации.

    Любое предприятие, владеющее транспортными средствами, ведет учет поступления и расходования горючих материалов, и если данное хозяйствование проводится с соблюдением установленных государством норм, использование топлива не облагается НДС. Но когда происходит перерасход в результате ненадлежащей деятельности приходится объясняться с налоговыми органами.

    Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ

    Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:

    • Наведение порядка в бухгалтерской документации. Тут вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
    • Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
    • Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
    • Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.

    Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.

    Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.

    Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.

    Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии — смотрите в этом видео:

    Кем, когда составляется и подписывается документ

    Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:

    • Главный бухгалтер. В каком порядке составляется должностная инструкция главного бухгалтера — узнайте в статье по ссылке;
    • Водитель транспортного средства;
    • Специалист, отвечающий за соблюдение и разработку нормативов.

    Что такое ГСМ и какой порядок его списания

    К горюче-смазочным материалам имеют отношение:

    • Дизельное топливо;
    • Бензин;
    • Природный газ;
    • Прочие виды топлива;
    • Моторное масло;
    • Различного рода смазочные материалы.

    ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:

    • На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
    • В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.

    Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

    • Ведомость учета;
    • Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
    • Чек или накладная на покупку горючего.

    Реквизиты акта на списание ГСМ.

    Порядок проведения списания горючего

    Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:

    • Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
    • Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
    • Формируется акт списания – в соответствующем формате. Здесь вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
    • Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.

    При этом:

    • Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
    • Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;

    • Базовые нормы расхода и перечень транспорта

    Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:

    • Грузовые, легковые авто, автобусы;
    • Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
    • Погрузчики ДВС;
    • Трактора, грейдеры;
    • Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
    • Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
    • Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.

    При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:

    • Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
    • Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
    • Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
    • Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.

    Форма и реквизиты акта списания ГСМ

    Документ составляется согласно требованиям и должен содержать следующие реквизиты:

    • Дату составления;
    • ФИО, лиц, входящих в комиссию;
    • ФИО руководителя предприятия;
    • Название механизма с указанием государственных номеров, на который составляется акт;
    • Инвентарный номер;
    • Вид работы;
    • Базовый норматив расхода в соответствующих единицах;
    • Расходование за месяц по факту;
    • Уточняющие коэффициенты условий работы механизма;
    • Средневзвешенная цена ресурса;
    • Цена использованных материалов;
    • Заключение комиссии;
    • Подписи лиц, составивших документ с расшифровкой.

    Весь акт доступно оформить в виде таблицы.

    Образец акта на списание ГСМ.

    Пошаговая инструкция составления документа

    Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:

    • Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
    • Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
    • Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
    • Датой документа считается дата его составления;
    • Подписывается документ всеми членами комиссии;
    • Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
    • Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.

    Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.

    Как избежать ошибок

    • Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
    • Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
    • Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.

    Инструкция по поступлению бензина на склад и списания ГСМ с помощью документа требование-накладная — в этом видео:


    Статьи по теме