Ведение Электронной Кассовой книги

Ведение Электронной Кассовой книги.rar
Закачек 3074
Средняя скорость 5930 Kb/s

Ведение Электронной Кассовой книги

Законодательство Российской Федерации налагает на предпринимателя и организации, которые из-за своего вида деятельности должны работать с наличными деньгами обязательства соблюдения кассовой дисциплины. В которой кассовая книга является основой учета приходящих и уходящих средств.

Для чего нужна кассовая книга?

Поэтому можно сделать соответствующий вывод о том, что если юридическое или физическое лицо, работает с наличными средствами, то ему необходимо знать все тонкости ведения кассовой дисциплины, и нюансы оформления отчетности. Так как от нее прежде всего зависят суммы налогообложения.

Кассовая книга – это бухгалтерский документ, отображающий все проходящие операции с наличными средствами будь то доходы или расходы. Следуя из названия такая книга в обязательном порядке должна быть на всех предприятиях, оснащенных кассовым аппаратом. Даже если предприниматель выбрал себе налоговое обложение с помощью системы УСН, он все равно должен завести такую книгу. Такая книга согласно законопроектам, принятым в 1998 году, должна быть представлена в одном экземпляре на предприятии. Ее форма ведения должна быть КО-4.

Заполнение этого документа должно производится максимально аккуратно и четко. Ни в коем случае нельзя допускать грубых ошибок. Это связанно с тем, что практически при любой проверке государственными органами предприятия одной из первых требуется кассовая книга.

Согласно законодательству, на фирмах или организациях производящие наличные расчеты должна быть только одна кассовая книга.

Но есть исключение, и заключается оно в том, что в случае если организация имеет большое количество филиалов, работающих обособлено, то каждый из них должен завести свою кассовую книгу. Оригиналы этих книг будут находится в филиалах, а в главное управление в таком случае будут предоставляться копии отчетности и кассовой книги. При подаче отчетности остаток денежных средств в кассе будет записан на баланс филиала и принят на общий баланс предприятия.

Можно ли вести кассовую книгу в электронном виде?

Согласно законодательству, на настоящий момент ведение кассовой книги может производится в двух вариантах: вручную или в электронном виде. В последнем варианте это производится с помощью компьютерной техники и специально разработанной программы. Она отображает на компьютере саму кассовую книгу, выполненную в соответствии с формой КО-4. Все поля в ней можно легко и быстро заполнить с помощью мыши и клавиатуры. Кроме того, она имеет настроенную возможность распечатывать все необходимые элементы и документацию на бумагу.

  • Лист из кассовой книги с реквизитами и номерами;
  • Лист с отчетом самого кассира.

После распечатывания, с листами должен ознакомиться кассир. В случае если все в порядке он их должен подписать. Далее они должны быть пронумерованы и отправлены на хранение в кассу. В конце календарного года, все экземпляры собираются и подшиваются, таким образом формируя книгу. А сами отчеты же необходимо отправит в бухгалтерию.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Как уже было указано выше заполнение электронной кассовой книги проводится путей ввода данных в готовую форму на компьютере. Так в конце рабочего дня все осуществленные операции с помощью кассы должны быть отображены на одной странице, с обязательным указанием приходных и расходных средств.

Кассовая книга в электронном виде

После чего в итоговой графе проводится суммирование средств и указывается итог. Кассир должен просмотреть результаты трудового дня и составить отчет, а все наличные средства, имеющиеся в кассе, сдаются в бухгалтерию специальным уполномоченным сотрудником.

Одним из удобств ведения кассовой электронной книги является отсутствие необходимости заполнять ее лист и отчет кассира. Так как это схожие документы, то их можно прописать в одной форме, после чего распечатать в двух экземплярах. После чего лист будет пронумерован и оставлен на кассе, а отчет вместе с приложенными первичными документами отправлен в бухгалтерию.

Как проводится инвентаризация кассы и для чего это нужно? Читайте в нашей статье.

Здесь вы сможете ознакомиться с заполнением расходного кассового ордера.

Чтобы оформить товарный чек без кассового чека, изучите эту статью.

Порядок ручного ведения кассовой книги

Графы и столбцы в электронной кассовой книге должны быть записаны следующим надлежащим образом:

  1. Прежде всего необходимо отслеживать чтобы графа «остаток на начало дня» совпадала с графой «остаток на конец дня» предыдущей страницы. Так как при проверке и обнаружении несовпадения этих граф государственными органами будут налагаться штрафные санкции;
  2. В столбце «номер документа» необходимо записать номера приходной и расходной кассовой документации;
  3. При заполнении графы «корреспондирующий счет» необходимо вводить следующие кодовые данные: для расчетного счета (51), для заказчиков и покупателей (52), для зарплаты (70);
  4. Подведенные итоги на конец дня должны быть подсчитаны с помощью данных «прихода» и «расхода». Из этого же следует, что остаток на конец дня должен совпадать вычетом и сложением этих показателей;
  5. После заполнения всех пунктов, кассиру и бухгалтеру необходимо проставить свои электронные подписи.

Кроме того, электронная кассовая книга включает возможность осуществления ведения автоматизированным способом. Он имеет ряд своих нюансов, но при этом в сравнении с бумажным вариантом этот процесс становится в разы быстрее.

Все данный обрабатываются специально разработанными программами, которые можно условно разделить на два вида:

  • Вкладной лист кассовой книги;
  • Отчет кассира.

Как правило, эти программы должны быть активированы одновременно. При этом должны быть соблюдены следующие нормы:

  • Содержание в обоих случаях должно быть абсолютно одинаковое;
  • В ней должны отображаться все нужные реквизиты, предусмотренные форматом ведения кассовой книги.
  • Они должны быть подготовлены заранее, обычно еще в предыдущий день.

Еще одним немаловажным преимуществом электронной кассовой книги, является отсутствие нужды нумеровать страницы. Так как это действие проводится автоматически, в порядке возрастания.

Кроме того, в законодательной норме прописано, о необходимости наличия вкладного листа кассовой книги. В нем отображаются общее число листов, созданных за прошедшее время. В последнем листе, отображающем информацию итогов календарного года должны правильно подсчитаны все суммы.

В непосредственные обязанности лица, которое занимается ведение электронной книги, является периодическая проверка автоматизированных программ, на предмет их правильной работы.
Кроме того, руководителю необходимо четко понимать, что независимо от того электронная кассовая книга или нет ответственность со стороны закона на ее правильные данные возлагается либо на главного бухгалтера, либо же на него самого.

Поэтому следует проявлять осмотрительность и периодически проверять правильность автоматизированных показаний, так как все программы рано или поздно могут дать сбой. Однако если такая ошибка не будет определена заранее, а только лишь при проверке, то скорей всего на предприятие со стороны государственных органов будет наложен существенный штраф.

Ведение кассовой книги в электронном варианте согласно последним правкам в законодательстве может быть осуществлено не только специализированной программой, а еще с помощью простого офисного пакета Exel. А это означает что бухгалтеру теперь можно будет выбрать именно ту форму ведения, которая ему будет наиболее удобной.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 350-63-18
(Москва)

+7 (812) 627-14-92
(Санкт-Петербург)

8 (800) 777-08-62 доб. 140
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Кассовая электронная книга в свете последний законодательных регулирований приобретает все большую популярность среди организаций и предприятий. Это во многом связанно с тем, что появляется больше возможности вести отчетность перед государственными проверяющими органами в электронном виде. Что значительно экономит время как самому предприятию, так и налоговой инспекции. Однако возникают и новые сложности.

Например, многие организации не обладают устройствами для осуществления электронных подписей. Из-за чего их решение о ведении электронной кассовой книги становится бесполезным, ведь ее необходимо заверять подписями.

Отправить на почту

Ведение кассовой книги в электронном виде выполняется сиспользованием компьютера. Программы, установленные на ПК, позволяют осуществлять ведение этого регистра в электронном виде с его распечаткой или сохранением на сервере.

Что из себя представляет кассовая книга в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. Оно должно не только отображать книгу на мониторе компьютера, но и давать возможность распечатывать ее при помощи принтера. Отображение кассовой книги на мониторе и ее бумажный вариант должны совпадать (форма КО-4 постановления Госкомстата от 18.08.98 № 88). На ее листах указывают все реквизиты, предусмотренные формой КО-4 кассовой книги.

Как вести кассовую книгу с применением ПК

Существует 2 варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

1. Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях.

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Основное требование — соблюдение лимита денежных средств по кассе. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «А ваша кассовая дисциплина в порядке?»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

2. Ведение кассовой книги полностью в электронном виде.

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

  • доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
  • потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.11 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Где скачать бесплатно кассовую книгу?

Кассовую книгу можно скачать бесплатно на нашем сайте.

Для работы с кассовой книгой достаточно программы Microsoft Office (Word и Excel).

Практически для всех без исключения коммерческих предприятий, а также юридических лиц необходимо в обязательном порядке вести специальную электронную кассовую книгу.

Необходимость ведения данного документа устанавливается специальным действующим законодательством. Важно помнить о большом количестве самых разных особенностей её формирования.

Причиной тому является именно её электронный формат. При этом жестко устанавливаются примеры заполнения данного документа, его формат.

Содержание

Кассовая книга одновременно позволяет решить большое количество самых разных задач. Индивидуальные предприниматели в 2018 году могут не вести и не заполнять документ этого типа.

Необходимые сведения ↑

Разрешается или нет ведение кассовой книги в электронном виде – данные момент является одним из самых важных для всех ИП, руководителей предприятий.

Так как данный документ составляется относительно просто, но имеет определенные нюансы формирования.

Нарушение формата может привести к достаточно серьезным проблемам. Причем вплоть до составления акта об административном нарушении и наложении штрафа.

Прежде, чем приступить к формированию кассовой книги в электронном виде, необходимо будет рассмотреть следующие вопросы:

  • основные моменты;
  • общие требования к формированию документа;
  • действующие нормативы.

Основные моменты

Сама кассовая книга представляет собой документ кассовой дисциплины. В ней отражается информация следующего рода:

  • поступление наличных денег;
  • выдача наличных средств.

Ведение данного документа осуществляется непосредственно в кассе самой организации. Все записи в кассовой книге делает сам кассии или же специальное уполномоченное лицо, которое назначено руководителем предприятия.

Важно помнить о необходимости наличия основания для внесения записей в рассматриваемого типа книгу:

Ранее процедура ведения кассовой книги представляла собой достаточно трудоемкий процесс, связанные с множеством трудностей. Но с 01.06.14 г. действует специальный упрощенный процесс формирования кассовой документации этого вида.

Именно с момента введения данных упрощений простые предприниматели, вне зависимости от вида деятельности, такую кассовую книгу вести не обязаны. Но при необходимости составление её возможно.

Существуют различные варианты заполнения книги этого типа:

  • обязательно должна осуществляться защита от несанкционированного доступа;
  • выполняется подписание электронной подписью – это подтверждает её подлинность

На предприятии или ИП обязательно должна вестись именно одна кассовая книга. При это не важно сколько именно видов деятельности ведется. Все без исключения приходные операции должны отражаться в данном документе.

Кассовая книга обязательно должна составляться в обособленных подразделениях. При этом делаются копии всех листов, после чего они передаются непосредственно в головной офис предприятия.

После составления кассовой книги правильность обязательно проверяется. Делать это должен главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо, назначенное руководителем.

Если в течение одного дня ни одной операции в кассе не было свершено, то нет необходимости вносить какие-либо записи. В 2018 году установлен специальный формат КО-4. Составлять книгу необходимо именно в соответствии с ним

Общие требования к формированию документа

Ведение кассовой книги в электронном или же бумажном формате обязательно должно осуществляться в соответствии с определенными требованиям. В первую очередь это касается ведения данной книги в течение отчетного дня.

В перечень таких требований на сегодняшний день входит следующее:

Ведение книги в электронном формате может осуществляться как при помощи специальных программ, так просто в Excel. Законодательством данный момент не устанавливается.

Именно поэтому вести учет возможно в любой удобной для самого кассира, бухгалтера, руководителя или же иного лица формате.

Помимо обозначенных выше требований к ведению документов существуют также следующие:

В таком случае она должна быть полностью защищена специальной защитой от несанкционированного доступа, а также искажения представлено в ней информации.

Где можно взять бланк кассовой книги, читайте здесь.

Обязательно осуществляется подпись электронной подписью. Обычно именно в этом заключается сложность для многих предприятий. Так как далеко не все они имеют соответствующие подписи такого типа.

Необходимо помнить о наличии стандарта заполнения кассовой книги. В силу обязательности её проверки налоговыми органами стоит избегать допущения ошибок при составлении.

Так как это может привести к достаточно серьезным последствиям. В первую очередь – ответственность административного характера в виде штрафа.

Действующие нормативы

Основополагающим документом, на который необходимо будет ориентироваться при составлении кассовой книги, является Письмо Федеральной налоговой службы №ЕД-4-2/13338 от 09.07.14 г. «О порядке ведения кассовых операций».

Наиболее важные нормативы, отраженны в данном документе:

Не стоит забывать о наличии наказания, которое накладывается в случае обнаружения ошибки в ведении кассовой книги, при проведении различного тип расчетов.Все эти моменты отражаются в ч.1 ст.№15.1 КоАП РФ.

Наиболее существенные нарушения:

  • если осуществляются расчеты наличными с другими предприятиями более установленного лимита;
  • имеет место неоприходование в кассу наличных средств;
  • в кассе по какой-то причине скопились средства более установленного лимита.

В случае обнаружения обозначенных выше или же иных нарушений обязательно будет иметь место привлечение к административной ответственность. Подобное в обязательном порядке подразумевает штраф.

Как вести кассовую книгу в электронном виде ↑

В бумажном формате составлять книгу рассматриваемого типа достаточно сложно. Так как помимо необходимости соблюдать формат требуется также выполнять множество действии, связанных с подшивкой, нумерацией и многими иными.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые желательно предварительно, можно будет отнести:

  • правила ведения автоматизированным способом;
  • ознакомление с таким способом форматирования;
  • образец заполнения.

Правила ведения автоматизированным способом

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате имеет большое количество особенностей. Но в целом он в разы проще, чем формирование документов в бумажном формате.

Все данные формируются при помощи узкоспециализированных программ по типу машинограмм. Данный машинограммы носят обозначения следующего вида:

  • «вкладной лист кассовой книги»;
  • «отчет кассира».

Важно помнить о необходимости составления данных машинограмм в одно и то же время. Также должны быть выполнены следующие требования:

  • обязательно наличие полностью идентичного содержания;
  • требуется присутствие всех без исключения реквизитов, которые предусматриваются форматом кассовой книги.Эти документы обязательно формируются заблаговременно, заранее, в течение предыдущего дня.

Данное правило обязательно соблюдать. Главным преимуществом книги рассматриваемого типа является отсутствие необходимости нумеровать страницы.

Процедура данная осуществляется в полностью автоматическом режиме. Нумерация осуществляется в порядке возрастания.

Требуется присутствие листа под названием «Вкладной лист кассовой книги». Он должен отражать общее количество листов за прошедший период. Последний лист данного типа за календарный год должен отражать общую годовую сумму.

В обязанности лица, ответственного за ведение документации рассматриваемого типа, входит проверка машинограмм. Причем как под названием «вкладной лист кассовой книги», так и «Отчет кассира».

Вне зависимости от формата ведения кассовой книги ответственность за правильность составления документа возлагается именно на главного бухгалтера. При его отсутствии – на руководителя.

Ознакомление с таким способом формирования

Прежде, чем приступить к использованию рассматриваемого способа формирования данного типа документа необходимо будет обязательно разобраться с некоторыми нюансами.

Сегодня существует множество самых разных программных продуктов для составления такого вида кассовых книг. Причем создатели их сами предлагают свои услуги по введению в курс дела по этому поводу.

Что позволяет избежать множества самых разных затруднений. Достаточно лишь обратиться в соответствующее учреждение для консультации.

Образец заполнения

Сам процесс составления электронной кассовой книги достаточно прост. Но при этом существуют определенные особенности. В первую очередь это касается именно формата страниц, которые заполняются в табличной форме.

При отсутствии опыта составления, заполнения таких документов необходимо в обязательном порядке ознакомиться с образцом.

Важно лишь быть уверенным в правильности его составления. В интернете достаточно большое количество образцов документов данного вида.

Важно использовать в качестве источника только авторитетные ресурсы. Это позволит избежать самого разного рода проблем. В первую очередь – штрафов со стороны ФНС.

При работе в 1С ↑

Автоматизированная кассовая книга ведется на платформе в программе 1С. Существует большое количество самых разных приложений для ведения бухгалтерского, налогового учета на предприятии от данного поставщика программного обеспечения.

Как формируется форма КО-2 расходный кассовый ордер, читайте здесь.

Кем подписывается расходный кассовый ордер, смотрите здесь.

В большую часть из них включена кассовая книга как стандартная опция. Руководство по поводу использования её почти всегда имеется в справке программы 1С. При необходимости всегда можно проконсультироваться с разработчиками.

Кассовая книга ведения учета – один из самых простых способов составления отчетной документации.

Именно поэтому необходимо в обязательном порядке использовать его, причем в обязательном порядке в установленном законодательством формате. Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей.


Статьи по теме