Система Электронного Документооборота Презентация

Система Электронного Документооборота Презентация.rar
Закачек 2451
Средняя скорость 8537 Kb/s

Система Электронного Документооборота Презентация

Презентация на тему: «Системы электронного документооборота». Автор: Nickulina. Файл: «Системы электронного документооборота.ppt». Размер zip-архива: 1258 КБ.

Системы электронного документооборота

ТЕМА 2. Системы электронного документооборота

Лекция 9. Компоненты СЭД.

Подходы к автоматизации документооборота

Внедрение отдельных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов: регистрация корреспонденции; электронный архив документов; система согласования договоров; контроль исполнения документов и поручений; организация документооборота в рамках ведения проектов; оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д. Внедрение платформы для автоматизации управленческой деятельности и реализация на ее базе комплекса интегрированных приложений.

Проблемы внедрения СЭД при выборе первого подхода

Множество приложений на одном рабочем месте Специфичность набора приложений для конкретной организации Нерегулярное использование различных приложений Необходимость гибкой модификации приложений Сложность управления комплексом приложений

Цели внедрения базовой платформы автоматизации документооборота

Удешевление разработки и внедрения конечных приложений. Обеспечение удобства пользователя путем унификации интерфейсов всех приложений. Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения. Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях. Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения. Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов. Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации.

Предпосылки успешного внедрения

Осознание необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации. Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы. Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.

Системы Электронного Документооборота Специальный курс кафедры информационных технологий Для студентов специальности «Документационное обеспечение управления», специализации «Информационные технологии в ДОУ»

Тема 1 Основные понятия СЭД

По существующим оценкам электронные носители — документы бумажные носители — документы ! По оценке журналов «ASAP» и «Delphi Consulting Group» — появляется новых документов ежегодно — страниц документов создается ежедневно только в США Современное состояние организаций и их документооборот

Создание, поиск, согласование, отправка документов Временные затраты: Операции: Работа руководителя с информацией Потеря корпоративных документов безвозвратно Копирование каждого внутреннего документа В среднем служащий тратит ежегодно на поиск утерянной информации По оценке Siemens BusinessServices Оценка трудозатрат при работе с документами

Электронный документооборот предназначен для выполнения основных операций: Создание документов Обработка документов Передача документов другим лицам Хранение документов Вывод информации на различные носители (бумагу, электронные диски и пр. устройства) I.

Главное назначение СЭД ОРГАНИЗАЦИЯ Хранения электронных документов Управления работой с документами Здесь понимается: Организация движения документов между подразделениями предприятия (организации) группами пользователей или отдельными пользователями Здесь понимается: Создание и использование структуры сохранения документов. Создание архивов для хранения документов любых форматов и назначения Движение документов – это передача прав на использование документов (с уведомлением пользователей) и контролем за их исполнением

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия (организации) – от создания документа до списания его в архив СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …) Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: — текстовые документы, — изображения, — электронные таблицы, — аудио/видео данные, — web-документы II. Требования к СЭД

СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую информационную систему – использование сетевых корпоративных технологий Требования к СЭД В СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов В СЭД должно быть реализовано разграничение прав доступа пользователей к документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий СЭД должна адаптивно настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами

Создание документов Управление доступом к информации Организация поиска любой документационной информации Конвертирование (преобразование) форматов данных Обеспечение безопасности хранения и использования информации предприятия (организации) Общие функциональные возможности электронной системы документооборота

1. Открытость Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются открытыми 2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.) Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений: — OLE Automation — DDE (Dynamic Data Exchange) — ActiveX — ODMA(Open Document Management API) — MAPI (Messaging API) и другие… 3. Иерархический принцип структурирования информации III. Основные свойства СЭД

4. Описание документа в СЭД Основные свойства СЭД 5. Технологические составляющие СЭД РКК Регистрационно-контрольная карточка Хранилища атрибутов Хранилища документов (т.е. содержимого документов) Сервисы полнотекстовой индексации (реализация связей между документами) В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки) В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.

Основные свойства СЭД 6. Разграничение прав доступа к данным (виды) Полный контроль над документом Право редактировать, но не удалять документ Право создания новых версий документов, но без права редактирования Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий) Право чтения документа (read only), но не редактирования Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому Полное отсутствие прав доступа к документу Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.

7. Особенности маршрутизации документов Свободная маршрутизация Жесткая маршрутизация Любой пользователь (участник документооборота) может по своему усмотрению изменить или создать маршрут прохождения документа (выполнение поручений и согласований по нему) Порядок прохождения документа между пользователями (выполнение поручений и согласований по нему) строго регламентирован и пользователи менять его не вправе. 8. Возможность просмотра документов разных форматов (наличие утилит — Viewers) Основные свойства СЭД Большинство СЭД работают со следующими типами файлов

Файловые форматы: .doc (MS Word) — текстовый .xls (MS Excel) — табличный .jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы .rtf (Rich Text Format) – расширенный текст .ppt (MS PowerPoint) — презентационный .html (web-документы) — гипертекстовый Основные свойства СЭД 9. Аннотирование (описание) документов Атрибут аннотации Права на редактирование поля Для пользователей Регистрационно-контрольная карточка РКК а) б) Функция «красного карандаша»

10. Установка и работа СЭД под разными операционными системами (платформами) Основные свойства СЭД Большинство СЭД могут работать под различными операционными системами: и др.… Кроме этого, используются Интернет-технологии для работы с документами с помощью стандартных web-браузеров Тогда в комплектации СЭД появляется еще один модуль – http-сервер Internet Explorer, Opera, Fire Fox и пр.

База данных Докумен- тооборота Документооборота Web-сервер запросы ответы html-стр. ••• Internet-клиенты Схема работы через WEB-сервер

рассмотрены ОСНОВНЫЕ понятия СЭД

Расшифровка интерфейсов OLE Automation – Object and Linking Embedding Automation — автоматическое встраивание и связывание объектов DDE – Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными ActiveX – технология для создания мультимедийных приложений для Интернета ODMA – Open Document Management API – промышленный стандарт для связи прикладных программ с системой управления документами и другим ПО MAPI – Messaging API – интерфейс прикладного программирования систем передачи электронных сообщений (e-mail)

Система электронного документооборота

Электронный документооборот

Электронный документооборот в УдГУ – Система «DIRECTUM». Широков В.А. УдГУ 2010.

Система электронного документооборота (СЭД) – определение

Система электронного документооборота (СЭД) – определение (Википедия). Система документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 2.

Документооборота

Система электронного документооборота – определение (Википедия). Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 3.

Электронный документ

Система электронного документооборота – определение (Википедия). Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 4.

Основные принципы

Система электронного документооборота– основные принципы (Википедия). Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в пределах данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить дублирование документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 5.

Система электронного документооборота – суть коротко. Бегают файлы, а не люди Всё – под контролем Один документ – много ярлыков Один источник — правильный 24/7/365 Документы — не потерять! Сроки – не «забыть»! В чужую папку – не заглянуть! УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 6.

Преимущества для организации

Система электронного документооборота – преимущества для организации: Концентрация и накопление информационного и интеллектуального потенциала на сервере СЭД: файлы документов с разрозненных компьютеров пользователей упорядочиваются в хранилище СЭД (упорядоченный массив СЭД сосредотачивает до 80% документов против средней цифры 20%) Информационные потоки разделяются строго по полномочиям (безопасность) Появляется «прозрачность» управления до самых нижних уровней Меняется корпоративный стиль делопроизводства и исполнительской дисциплины в сторону повышения ответственности и надежности. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 7.

Преимущества для руководителя

Система электронного документооборота – преимущества для руководителя: Все документы – под рукой (т.е. по настоящему – все:) Все – в срок: если не выполнится – то напомнится Стол – для работы, а не для папок Всё – под контролем (исполнительская дисциплина, прозрачность выполнения поручений) Ничего не теряется – ни в «верхах», ни в «низах» Поиск – любым способом: по тематике, по названию, по тексту, по дате, по автору, …. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 8.

Преимущества для сотрудника

Система электронного документооборота – преимущества для сотрудника: Бегают файлы, а не люди Все нужное – подготовлено и проверено Все указания – зафиксированы и конкретны Все выполненное – отмечено и доложено. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 9.

Основные функции

Система электронного документооборота – основные функции: Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.; полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow) Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов; УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 10.

Управление электронными документами

Система электронного документооборота – Управление электронными документами: Модуль «Управление электронными документами» обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 11.

Управление деловыми процессами

Система электронного документооборота – Управление деловыми процессами : Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 12.

Система электронного документооборота – Канцелярия : модуль «Канцелярия» облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства: единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек; регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.; осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов; получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 13.

Дополнительные функции

Система электронного документооборота – дополнительные функции: Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.) Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 14.


Статьи по теме