Образец Оформления Приказа по Основной Деятельности

Образец Оформления Приказа по Основной Деятельности.rar
Закачек 1953
Средняя скорость 4334 Kb/s

Образец Оформления Приказа по Основной Деятельности

Оформление приказов

Приказ распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания. В зависимости от содержания различают:

Приказы по основной деятельности, издающиеся при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и т. д.

Приказы по личному составу издающиеся при назначении работников на должность, при освобождении от должности; при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д. — эти приказы готовятся отделом кадров).

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании фамилия и телефон исполнителя

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей – констатирующей, где излагаются цели и причины издания приказа и распорядительной, где перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Образец оформления приказа по основной деятельности

Образец оформления приказа по личному составу

Оформление актов

Акты — это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

— при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел; -при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения — акты по результатам обследования или ревизии; -при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования; -акты об испытаниях новых изделий, -акты о выделении к уничтожению документов и т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты: гриф утверждения, наименование вида документа (АКТ), дата, порядковый номер акта, место составления, индекс документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если есть приложение), подписи председателя и членов комиссии.

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей.

Во вводной части указывается основание для составления акта — указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта — присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом, в акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

В процессе своей деятельности любое предприятие активно использует приказы. Надо следить за тем, чтобы их оформление соответствовало нормам делопроизводства. При этом приказы относятся к документам, которыми оформляют любое решение с нормативно-распорядительным характером. На начальников структурных подразделений возлагается ответственность за грамотную подготовку документов. Оформление – ответственность кадровой службы.

Что это за документы?

Это часть укрупненной группы документально оформленных приказов, оформляемых внутри хозяйственного предприятия. Приказы имеют общую группировку:

  1. ПАД (на деятельность административно-хозяйственного плана).
  2. ПЛС (по личному составу)
  3. ПОД – обозначение основной деятельности.

Это общепринятая для современного делопроизводства градация, но многим бывает сложно провести границу между разными направлениями работы в той или иной компании. Потому нужно привести хотя бы краткую характеристику по каждой из существующих групп. Тогда будет легче принять решение о том, какие бумаги и когда используются:

  • ПЛС – это приказы, которые прямо привязаны к личному составу. Обычно в документах данной группы сообщают о приеме или увольнении, перемещении сотрудников, отпусках и стимулирующих выплатах, дисциплинарных взысканиях, командировках.
  • ПАД – это административные решения, которые связаны с решением вопросов об эксплуатации имущества, обеспечении транспортом, связи внутри и так далее.
  • ПОД – так обозначаются другие документы, не имеющие отношения к первым двум разновидностям.

Какие именно приказы относятся к основной деятельности?

Последняя группа, обозначаемая как ПОД, может быть самой обширной и непредсказуемой. Она иногда затрагивает буквально все аспекты деятельности того или иного предприятия. Можно выделить группы, ставшие основными:

  • информационные
  • обеспечительного характера
  • финансовые
  • для составления отчетов
  • при осуществлении надзора
  • организационного содержания
  • нормативные
  • структурные

Можно привести лишь общие примеры, на что именно опираться при классификации документов:

Приказы финансовой деятельности

  • Принятие регламента, который связан с проведением конкурса на замещение вакантных должностей, постановкой на воинский учет, с комплексом мероприятий по гражданской обороне, охраны труда и так далее.
  • Установление режима работы организации, порядок его изменения.
  • Определение политики в научно-технической сфере.
  • Организация политики в направлении финансов.
  • Описание контроля за текущей деятельностью.
  • Утверждение планов по дальнейшему развитию.
  • Создание органов консультативного, методического и экспертного, научного, контрольного, совещательного характера.
  • Организация новых филиалов и представительств, либо упразднение уже существующих структур.
  • Определение штатного расписания, внесение изменений в него.
  • Введение и утверждение, а также изменение локальной документации.
  • Определение структурных составляющих.

Специалисты структурных подразделений обычно отвечают за составление проектов приказов. Ведь сам руководитель не может следить буквально за всем, что происходит на предприятии. Служба делопроизводства должна следить за тем, чтобы все было оформлено правильно.

Перед тем, как любой приказ принимают, его официально согласовывают с вышестоящими должностными лицами либо руководителями в структурных подразделениях. Если в этом процессе вносятся изменения, то согласование проводится еще раз, с нуля. В этом нет необходимости, только если корректировки незначительны.

Важные реквизиты

Большинство приказов оформляются по единым, унифицированным требованиям. Потому на обычном фирменном бланке их писать не рекомендуется. Следующие реквизиты стали обязательными для всех:

  • подпись руководителя
  • основная часть
  • заголовок
  • название города и адрес, по которому документ был издан
  • номер регистрации. Обязательно упоминание специального кода для обозначения основной деятельности
  • дата составления
  • название разновидности самого документа
  • наименование организации. Реквизиты при этом не требуются, они не нужны ни в одном внутреннем документе

Заголовок не просто относится к обязательным реквизитам документа, он в кратком виде отражает содержание. Главное при формулировке – быть максимально четкими. Нужно точно написать, о чем будет дальнейший текст. Именно заголовок должен найти отражение в учетной записи внутри специального журнала.

Далее идет основная часть с двумя отрывками: констатирующим и распорядительным.

Констатируем факты

Одного желания руководителя не достаточно для того, чтобы приступить к оформлению приказов. Распоряжения должны иметь цели, обоснования:

  1. При выпуске новых нормативных актов цель распоряжения – соблюдение законодательных установок. Тогда часть с констатацией фактов должна быть посвящена тому, в связи с каким документом выпускается приказ.
  2. Допустимо наличие ссылок на предыдущие распоряжения, если именно они стали основой для нового. Тогда документ издается, чтобы продолжить соблюдение тех или иных правил.
  3. Если же никаких основ нет, то цель упоминается отдельным предложением.

Иногда случается и так, что констатирующая часть отсутствует. Например, когда всем и так понятно, что и зачем утверждается.

Часть с самим распоряжением

Первый элемент распорядительной части – слово «приказываю». Главное – написать его вразрядку, неважно, прописными или строчными буквами. После этого переходят к самой сути распоряжений.

Если приказ сложный, то часть с распоряжением может включать сразу несколько пунктов. В каждом из них описываются конкретные задания для выполнения. Есть принципы, на основе которых выделяются главные пункты:

  • Задача дается одна, но она разделяется на несколько распоряжений.
  • Приказ выполняется поэтапно. Например, сначала собирается комиссия из нескольких должностных лиц, а потом ее направляют на объект, чтобы выполнять конкретные функции.
  • У каждого задания могут быть свои промежуточные сроки выполнения.

Если отдельный пункт связан с конкретным исполнителем – прописывается должность и фамилия, а также инициалы. Но в качестве исполнителей иногда выступают целые подразделения. Тогда допустимо ограничиваться только их наименованием.

В каждом пункте – одно задание, с конкретным сроком выполнения. Важна ясность и четкость поставленных целей.

О регистрации и хранении документа

Приказ вступает в силу сразу после того, как он подписан. Если только в самом документе не написано о других условиях. Но необходимо выполнить еще несколько действий, вне зависимости от того, как проходит оформление:

  1. Регистрация. Для этого в специальный журнал вносят номер вместе с датой, названием и кратким содержанием документа. Обязательно наличия сведений о том, куда передан документ, и о том, кто его подписывал. За регистрацию отвечают секретари либо другие сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями.
  2. Ознакомление с содержанием приказа исполнителей, которые отдельно указаны в тексте. При необходимости ставится их подпись.
  3. Хранение. Обычно ставится указание «постоянно».

Главное – чтобы на предприятии назначили человека, ответственного за хранение документации, расположение ее внутри архива. Журналы – это специальные книги, которые ведутся до тех пор, пока не будут заполнены полностью. После заполнения документы просто подшиваются, а затем помещаются в архив.

Сколько действуют приказы?

Каждый конкретный акт требует определения точного срока действия. Только в этом случае возможна правильная организация самого хранения документации. Приказы по основной деятельности действуют с момента подписания, либо с даты, указанной в самом приказе. Есть всего два случая, когда действие документа может быть прекращено:

  • Отмена другим распоряжением
  • Истечение срока, указанного в самом приказе

Согласно сложившейся для делопроизводства традиции, раз в 3-5 лет проверяют актуальность приказов. Считается, что этого времени хватает для того, чтобы изменились основные показатели предприятия.

К данному вопросу рекомендуется привлечь юридический отдел, если организация достаточно большая.

О нумерации и некоторых особенностях

Приказы часто делятся на подгруппы в зависимости от тематики. Но такое решение далеко не всегда признается удобным, ведь регистрационные номера присваиваются документам в зависимости от порядка, в котором они поступают на учет. Буквенные индексы к порядковым номерам не добавляются, но возможен и такой вариант, если внутренняя организация это позволяет.

На должностное лицо могут накладывать дисциплинарную ответственность, если нарушаются правила либо сроки хранения. Главное – чтобы в должностных инструкциях было четко прописано, какой сотрудник за хранение какой документации отвечает.

Регистрационные номера обычно выглядят как простые порядковые числа. Их необязательно дополнять какими-либо другими индексами. Обычно индексы, если они используются, отделяются от основного номера с помощью дефиса или косой черты.

Совместным приказам каждый автор может присвоить свой конкретный номер. Дата регистрации в таком случае совпадает. Если требуется ознакомление, то чем раньше его проведут – тем лучше. Лучше использовать оригинальный экземпляр, если вопрос касается всего нескольких человек.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Каждое из управленческих действий начинается с приказа. Это — определенный документ распорядительного характера, издаваемый с целью решения любых задач организации (подразделения) — административных, кадровых и т. п. Приказ относится к числу стандартных документов и обладает четко регламентированной структурой. Правила его оформления изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

О содержимом

Касаться приказы могут чего угодно — порядка работы с документами, взаимоотношений в рабочем коллективе, поощрений либо взысканий и прочих моментов деятельности предприятия. Существует условное деление их на две большие группы — касающиеся процессов делопроизводства (их именуют приказами по основной деятельности) и по кадровым вопросам — относящиеся к личному составу. От назначения приказа зависит и ответственность за его исполнение, возлагаемая на то или иное лицо.

Составляется приказ на специальных бланках, имеющих установленную форму. Такой бланк может содержать герб РФ (если учреждение относится к федеральному уровню) либо собственную эмблему или товарный знак. К числу обязательных реквизитов приказа относится упоминание организационно-правовой формы предприятия с полным его наименованием и регистрационного номера документа, то есть того, в порядке которого приказ регистрируется в специальном журнале. Кроме того, обязательный его реквизит — число и год издания или дата подписи руководителем.

Как они выглядят?

Согласно правилам деловой переписки, бланк приказа по основной деятельности (как и любого другого) имеет поля (10 мм справа, по 20 мм сверху и снизу). В случае большого объема текста отдельные листы принято нумеровать, начиная со второго из них. Проставляется номер в центре верхней строки. Наименование «ПРИКАЗ» целиком печатается прописными буквами. Ниже ставится заголовок приказа без кавычек — это краткий ответ на вопрос о содержании документа.

Дальше излагается основание приказа. Начинают с преамбулы — причины, вызвавшей издание приказа либо события, ему предшествовавшего. Формальное начало данного абзаца обычно звучит как «В целях. «, «В соответствии. «, «В связи с. «, «Во исполнение. «. Данный пункт может содержать ссылку на тот официальный документ, что послужил основанием к изданию приказа. В завершение преамбулы ставится слово «приказываю».

Ниже идет распорядительная часть. Она формулируется предельно конкретно и содержит описания тех действий, которые предписаны документом, а также указывает исполнителя, на которого возложен контроль. Если в данной части содержится целый ряд действий, возможна, но не обязательна, их нумерация. Примера оформления приказа в данной его части не существует — каждый конкретный случай зависит от ситуации.

Другие подробности

В роли исполнителей могут выступать подразделения организации либо отдельные люди. Когда речь идет о конкретных сроках исполнения, они должны быть указаны. В случае распоряжения регулярного характера о таких сроках речь не идет. Последний пункт может содержать указание на ответственного за исполнение распоряжения. Завершается приказ подписью руководителя с указанием должности и расшифровкой.

Формулировка «довести до сведения» в приказ обычно не вносится. С данной целью документ сопровождается так называемым листом рассылки, где суть дублируется в произвольной форме с перечислением лиц, обязанных быть ознакомленными с документом. Предназначен такой лист рассылки для дальнейшей работы с приказом в отделе делопроизводства. Без него можно обойтись, если сотрудники расписываются без лишних формальностей в ознакомлении с содержимым документа.

В случае сопровождающего приказ крупного массива информации он оформляется в виде приложения. Оно может состоять из штатных расписаний, графиков, схем, инструкций либо положений. Каждое приложение обязано быть пронумеровано.

У оригиналов приказов сроки хранения — в течение пяти лет. Если речь идёт о приеме на работу и увольнении, данное время составляет 75 лет. При ликвидации организации документы передаются в городской архив.

Пример оформления приказа как такового (независимо от его назначения) вы найдете ниже.

Что такое ПОД?

Рассмотрим подробнее, какими бывают приказы, и остановимся на тех из них, что составляют тему настоящей статьи. Как уже было сказано, номенклатура подобных распоряжений делится на две части — приказы организации по основной деятельности и по личному составу. Сегодня наша задача — рассмотреть первую из категорий. Также мы обязательно предложим читателю для ознакомления образец приказа по основной деятельности.

Такие приказы относятся к числу нормативных документов локального характера, в которых находят отражения управленческие решения, затрагивающие вопросы планирования производственной и хозяйственной деятельности, финансирования, бухгалтерской отчётности, кредитования и т. п. Издает их структурное подразделение, непосредственно занятое соответствующей деятельностью. Отдельное место среди всех приказов раздела ОД (по основной деятельности) можно отвести распоряжениям административно-организационного или хозяйственного характера. Хранятся они раздельно с другими в связи с собственным сроком хранения, не превышающим 5 лет.

Как разобраться?

Порой делопроизводители испытывают сложности в отнесении приказа по ОД или по личному составу. Преодолеть данные затруднения можно, опираясь на основной принцип: если в документе идет речь о трудовых отношениях с организацией определенных лиц (увольнение и прием, командировка, отпуск и т. д.), то он относится к числу распоряжений по личному составу. Когда же говорится об организации целиком — данный приказ относится к распоряжениям по основной деятельности, даже в случае выдачи поручений конкретным работникам и обозначения определённых ответственных лиц.

Примером приказа по основной деятельности может служить документ о вступлении руководителя в должность, о возложении на него обязанностей главного бухгалтера, о наделении правом подписи и т. п. Каждая из трех разновидностей приказов относится к одной из укрупненных документальных групп, оформление которых производится внутри компании. Ниже в нашей статье мы приведем для читателя пример приказа по основной деятельности.

Градация всех приказов на ПОД (приказы по основной деятельности), ПЛС (приказы по личному составу) и ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности) — общепринятое явление в сфере делопроизводства. Но тем, кто не имеет четкого представления о подобном разграничении, иногда бывает сложно понять, о какой сфере деятельности компании идёт речь и к какой группе приказов следует отнести то или иное распоряжение. Например, приказы школы по основной деятельности зачастую содержат информацию, относящуюся и к учебному процессу, и к графику отпусков педсостава.

О разных видах приказов

Чтобы внести ясность в этот вопрос, попробуем вкратце охарактеризовать каждую из групп для вычленения соответствующей сферы деятельности компании.

Группа ПЛС (по личному составу), как уже упоминалось, непосредственно связана с кадровым составом организации. Помимо «принимающих» и «увольняющих» приказов, туда входят все те, что касаются отпусков и стимулирующих распоряжений, а также дисциплинарных взысканий, отправки работников в командировки и прочих мероприятиях, связанных с деятельностью конкретных сотрудников.

В группу ПАД (административно-хозяйственная деятельность) входит вся совокупность административных распоряжений и приказов, так или иначе касающихся решения вопросов по эксплуатации хозяйственного имущества, охране, внутренней связи и транспортному обеспечению.

Если же приказ никак не относится к тематике одной из двух перечисленных групп, его можно причислить к ПОД (приказам по основной деятельности).

Подробно о ПОД

Теперь перейдем к более подробной расшифровке данной группы, то есть посмотрим, какие приказы по основной деятельности существуют на практике. Она может считаться наиболее объёмной и непредсказуемой по количеству и разнообразию затрагиваемых вопросов. Можно выделить несколько видов приказов по основной деятельности разных подгрупп — приказы структурного характера, нормативного характера, организационного, надзорного, отчётного, финансового, обеспечительного, информационного.

Структурные ПОД издаются с момента создания предприятия. Их содержание отражает видение руководством структуры компании и принятые для ее формирования мероприятия. В данную группу входят все распоряжения, касающиеся важных преобразований, слияний, расширений и т. д.

Под нормативными ПОД понимаются те распоряжения руководства, которые направлены на упорядочение производственной деятельности. Приказом данного раздела бывают утверждены любые внутренние локальные акты (касающиеся трудового распорядка, положений о премировании и командировках, вопросов оплаты труда, способа учета рабочего времени и т. п.) Сюда же относится всё многообразие инструкций, методических разработок и пр. Для наглядности мы помещаем ниже образец приказа по основной деятельности данной категории.

Какими еще они бывают?

Организационные приказы по основной деятельности состоят из распоряжений, утверждающих штатное расписание, регламентирующих создание структурных подразделений, назначающих состав комиссии для расследования несчастных случаев на производстве и прочих аналогичных актов.

Задача надзорных ПОД, как видно из названия, состоит в обеспечении контрольно-надзорных функций в компании. В качестве примера можно назвать проведение инвентаризации и обязательства по составлению годовой финансовой отчётности, назначение контрольных мероприятий, касающихся охраны труда, регулирование вопросов аттестации кадров и т. д.

ПОД, относящиеся к отчётным, имеют место чаще всего в крупных холдинговых компаниях. В таких организациях, кроме стандартной бухгалтерской отчётности, существует множество и других видов документации финансового, управленческого, статистического, аналитического характера. Подобные распоряжения регламентируют периодичность разных видов отчётов, уточняют назначение исполнителей и ответственных лиц. Порой приказы из этой группы пересекаются по своему содержимому с предыдущей (надзорной) подгруппой.

Другие виды приказов по основной деятельности

ПОД финансового характера относятся к материальной сфере деятельности организации. Их содержание касается стратегии компании в данном вопросе, решений руководства по основным денежным вопросам, видах и формах инвестиций и т. п.

Обеспечительные ПОД. С их помощью администрация ведёт решение вопросов, относящихся к материально-техническому обеспечению деятельности, организует снабжение и регулирует прочие подобные моменты.

ПОД информационного характера могут затрагивать самый широкий спектр решений и вопросов. Именно сюда попадают приказы, например, об организации работы архива или введении в действие графика документооборота, а также множество им подобных.

Как оформляют приказ по основной деятельности?

Как же выглядит типичный ПОД? В своём общем виде формы приказов по основной деятельности достаточно стандартны и состоят из трех компонентов:

  1. Заглавной части, содержащей, кроме наименования компании, название самого документа с датой и номером.
  2. Содержательного раздела с описанием ситуации и соответствующим распоряжением руководства.
  3. Завершающей части, обычно представляющей из себя подписи руководства и прочих лиц, имеющие ознакомительный либо согласовательный характер.

Подобную форму имеют практически все приказы по основной деятельности. Структура их аналогична вышеуказанной. Различия касаются лишь названия и содержания 2-го пункта.

Как нумеруются ПОД?

Процесс присвоения приказу порядкового номера законодательством не регламентирован. В целом принята раздельная нумерация ПОД отдельно от других категорий — ПЛС и ПАД. Отсчет начинается с наступлением нового календарного года. Подобная система нумерации даёт возможность не только навести порядок в журнале приказов по основной деятельности, но и позволяет быстро находить любой нужный приказ по его номеру среди огромного количества управленческих документов организации.

Холдинги масштабного характера, документооборот которых весьма значителен и разнообразен, могут разработать свою собственную систему нумерации документов, правила которой бывают изложены и закреплены в специально изданном локальном акте, содержащем образец приказа по основной деятельности компании. Таким образом на предприятии может существовать своя собственная единая для всех его подразделений система нумерации распорядительных документов.

В таких случаях характерный признак — присвоение номеров, имеющих сложный состав, индексы после дефиса или разделительной черты. Те, кого интересует расшифровка значения каждого индекса, могут ознакомиться со специальной имеющейся на этот счёт отдельной инструкцией либо локальным актом.

Имея представление о том, как выглядит образец приказа по основной деятельности, читателю будет легче сориентироваться в бесконечном море деловой документации, особенно в ситуации защиты собственных трудовых прав.


Статьи по теме