Образец Номенклатуры Дел Организации 2014

Образец Номенклатуры Дел Организации 2014.rar
Закачек 3682
Средняя скорость 8211 Kb/s

Образец Номенклатуры Дел Организации 2014

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел мы рассматривали в предыдущей публикации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

г. Нижний Новгород

Устав общества и учредительные документ

Перечень типовых управленческих архивных документов…

Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)

Переходящее с 2010 г.

Штатные расписания и изменения в них

Переходящее с 2010 г.

Положения о структурных подразделениях

Переходящее с 2010 г.

Приказы директора, касающиеся основной деятельности

Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов

Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним

1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК

Инструкция по делопроизводству

Переходящее с 2010 г.

Переписка по вопросам основной деятельности

База данных для регистрации входящих документов

В электронной форме

База данных для регистрации исходящих документов

В электронной форме

02. Отдел кадров

Должностные инструкции сотрудников

Штатные расписания и изменения в них. Копии

Подлинники в деле 01-03

Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники в канцелярии в деле 01-05

Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

Ответственный за архив

_________ С.П. Гребешкова

Представленный здесь пример номенклатуры дел коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним методику заполнения граф таблицы, продолжайте читать наши статьи!

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля» Директор
(ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2010 № 1
г. Самара

02. Отдел кадров

Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2010 № 3

Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, к какой статье можно отнести «Экологические риски»?

Здравствуйте! «Экологические риски» — это не документ. Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т.д. Статьи о сроках хранения документов, касающихся экологии, надо искать в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в разделе 12 (охрана окружающей природной среды).

Здравствуйте! Хотела спросить что такое научно-справочный аппарат? И где он должен быть в номенклатуре?

Здравствуйте! Научно-справочный аппарат к номенклатуре дел – это оглавление, список сокращенных слов, предисловие (рекомендации по применению номенклатуры дел). Размещается НСА после титульного листа перед самой номенклатурой дел. Рекомендации по применению составляются в необходимых случаях.

Здравствуйте! Как оформить выписку из сводной номенклатуры для структурных подразделений? Должна ли там быть итоговая запись о количестве дел?

Здравствуйте! Просто распечатывается соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием названия структурного подразделения. Итоговая запись не оформляется.

Добрый день! Пример: журнал инструктажа по пожарной безопасности создан в 2013 г. В номенклатуре 2013 г. писать переходящее, или это указывать уже в номенклатуре на 2014 г. , что он переходящий с 2013?

Здравствуйте! В 2013 году не надо указывать это дело как переходящее. Продолжая вести журнал, в 2014 году это дело указывается как переходящее.

Здравствуйте! Подводим итоги по номенклатуре дел 2016 года. Возник вопрос по учету переходящих дел и их отражению в графе 3 номенклатуры, а также заполнению итоговой записи.

В подразделении всего два дела (один том в каждом), переходящих с 2014 г. на 2017 г., в 2016 г. новых дел не заводилось, в 3 графе номенклатуры дел пишем 0, в итоговой записи в 2 графе — 0, в 3 графе – 2 ? Или в 3 графе номенклатуры пишем 1 из года в год пока дело является переходящим, тогда каждый год мы будем заново «считать» эти два тома и общее кол-во дел будет увеличиваться каждый год на два, хотя по факту их всего два и были заведены, посчитаны еще 2014 году? Подскажите как правильно?

Здравствуйте! Правильно писать в гр.3 – 1 дело. Если переходящее дело ведется даже 10 лет (например, книга учета трудовых книжек), то оно учитывается в номенклатуре дел каждый год. Вы же ведете это дело, каждый год делаете записи в нем, оно должно быть учтено в итоговой записи конкретного года как переходящее.

Здравствуйте. При формировании смешанного архива в одном деле (электронный и бумажный носитель), в каком столбце и как это отразить в номенклатуре?

Здравствуйте! Отметка об электронном носителе дела или документа проставляется в примечании номенклатуры дел («в электронном виде»). При этом дела на электронном и бумажном носителе формируются отдельно. Согласно «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, эти дела учитываются отдельно, на них составляются разные описи. Но номенклатура дел у них будет общая.

Доброго дня, Евгения!

Подскажите, пожалуйста, зачем в форме номенклатуры дел в правилах работы архивов 2015 г. нужна виза руководителя архива, значит ли это, что составляется она им?

Спасибо заранее за ответ!

Здравствуйте! Обычно номенклатуру дел составляет делопроизводственная служба. В приведенной форме номенклатуры дел указана подпись руководителя службы ДОУ. Визирует номенклатуру дел ответственный за архив или руководитель архива. Это логично, так как архивный работник должен участвовать в составлении номенклатуры дел (определение сроков хранения документов согласно действующим перечням, редакция заголовков и др.).

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, в дошкольном учреждении приказы, письма, информации вышестоящих организаций и учредителя сколько хранятся и по какой статье перечня 2010г.

Заранее спасибо.Здравствуйте! В любой организации приказы, распоряжения вышестоящих организаций имеют срок хранения ДМН (до минования надобности) согласно ст.19а Перечня 2010 г. Читайте примечание. Только приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно деятельности этой организации, могут быть отобраны на постоянное хранение. Переписка с вышестоящими организациями имеет срок хранения 5 лет ЭПК (ст. 33 Перечня 2010 г.). ЭПК означает, что наиболее важные письма могут быть отобраны на постоянное хранение.

То есть, правильно ли я понимаю, нужно отдельно хранить приказы Управления образования — ДМН, а информационные письма Управления образования, которые присланы для сведения — 5 лет вместе с остальной перепиской по основной деятельности?

Здравствуйте! Приказы вышестоящей организации формируются отдельно от писем. Если объем документов небольшой, то вся переписка по основной деятельности может формироваться в одном деле, включая письма вышестоящей организации. Можно разделить дела с перепиской по корреспондентам, например, выделив переписку с вышестоящей организацией в отдельное дело.

Подскажите, обязательно ли в ООО и у ИП создавать номенклатуру дел (руководителю она не нужна).

И ещё один вопрос: как хранить персональные данные в ООО и у ИП? (как мне известно, в личных делах ПД хранить запрещено, так как при проверке проверяющие органы могут выписать штраф до 75000 руб.)

Здравствуйте! Теоретически необязательна. Однако она необходима в практике работы самой организации.

Практически все документы личного дела – это персональные данные работника. Нет запрета на их хранение, есть запрет на незаконное использование их. Во-первых, работодатель должен получить от работника письменное согласие на обработку личных данных. Доступ к личным делам должен быть ограничен как к конфиденциальной информации. Словом, в работе с персональными данными надо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ (с изменениями 2017 г.).

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

  • личные дела сотрудников, которые были уволены,
  • приказы и распоряжения,
  • бухгалтерская документация,
  • выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.


Приказ№ 273 номенклатуры товаров и услуг.
Индексы цен и дефлятор ВВП: для чего рассчитываются?

Функциональное назначение номенклатуры дел


Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:

  1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
  2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.

Составление номенклатуры дел: образец заполнения


В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 — будет означать: «04» — индекс отдела, «05» — номер входящего в номенклатуру дела.

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.

Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».


IRR – норма доходности – что это за показатель?
Утеря трудовой книжки – как нужно действовать бухгалтеру?
Оплачиваемый отпуск: порядок предоставления: https://buhguru.com/buhgalteria/poryadok-predostavleniya-ezhegodnykh-op.html

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.

Составляется номенклатура дел ежегодно.

Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.

Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел — это обязательное и непременное нормативное требование.

Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.

Примерный вариант номенклатуры дел организации


Статьи по теме