Напоминание об Оплате образец

Напоминание об Оплате образец.rar
Закачек 3049
Средняя скорость 9823 Kb/s

Напоминание об Оплате образец

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  • об исполнении взятых на себя обязательств,
  • о соблюдении норм закона,
  • о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

  • сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
  • причину напоминания,
  • а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
  • Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
  • Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
  • В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

  1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
  2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
  3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
  4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо-напоминание

Письмо можно отправить через

  • электронную почту,
  • факсовым сообщением
  • или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

  • по почте;
  • курьером;
  • по и-мейл;
  • факсом;
  • передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

  • обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
  • название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
  • краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
  • условия, на которых предлагается взаимодействие;
  • координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

  • размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
  • изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
  • нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
  • аудиореклама на местной радиостанции;
  • проведение тематических мероприятий и др.

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88

Содержание:

Образец №1. Письмо-напоминание о выполнении обязательств.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Образец №2. Письмо-напоминание о задолженности по оплате.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Образец №3. Письмо-напоминание о сроках оплаты по договору.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе «Образцы документов».

Из статьи вы узнаете:

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание. К ней же относятся и письма-напоминания.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Причин написания данных сообщений может быть несколько:

Одной из сторон не соблюдаются условия прежних договоренностей и нарушаются нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс.

Приближение срока оплаты или поставки товара. Напоминание отправляется, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора.

Напоминание может иметь форму предупреждения и сообщать о мерах, которые повлечет за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;

Бывают ситуации, когда коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения.

Особенности письма-напоминания

Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем.

Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

Традиционно письмо напоминание содержит две части:

В первой части дается изложение причин, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать, приведены ниже:

  • Считаем необходимым Вас уведомить;
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
  • Обращаем ваше внимание;
  • По причине задержки оплаты;
  • Настоящее письмо имеет целью;
  • Вынуждены Вас предупредить;
  • Напоминаем о сроках.

Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т.д.

Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже:

  • Настаиваем на получении;
  • Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
  • Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
  • В заключение выражаем надежду на…
  • В заключение хотим напомнить Вам о.

Повторное письмо-напоминание

Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ.

Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправке сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции.

Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.

Пример письма напоминания

Сначала должен быть указан отправитель: официальное название организации, юридический адрес, телефон. Ниже вписывается получатель: здесь уже кроме официального наименования организации необходимо указать конкретное лицо, к которому осуществляется обращение, его должность, инициалы и фамилия.

Далее нужно поставить дату, когда документ был составлен, указать регистрационный номер документа.

Наименование документа определяется его смысловым содержанием.

Описательная часть. Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен. Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

Подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ.


Статьи по теме