Книга Штатно Должностного Учета

Книга Штатно Должностного Учета.rar
Закачек 1231
Средняя скорость 8608 Kb/s

Книга Штатно Должностного Учета

Фамилия, имя, отчество

Стаж работы, лет

Присвоенная квалификация по специальности

Дата и номер приказа о назначении на должность

Григоренко Игорь Станиславович

Менеджер по рекламе

Магистр по маркетингу

Приказ о назначении на должность №19 от 01.05.2000г.

Сергеева Инга Валериевна

Бакалавр по управлению трудовыми ресурсами

Приказ о назначении на должность №07 от 17.02.2000г.

Рис. 5 Пример заполнения штатно-должностной книги.

Алфавитная книга ведется для облегчения оперативного поиска личного дела и личной карточки, а также для получения справочной информации о работниках. Книга заводится на всех работников по подразделениям или категориями персонала в зависимости от структуры предприятия и численности работающих. Записи в алфавитной книге осуществляются одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе или увольнение работника. Фамилия, имя, отчество принятого работника записывается в соответствующем разделе на соответствующую букву алфавита, а фамилия уволенных или переведенных работников вычеркиваются тонкой красной линией.

Пользуясь алфавитной книгой можно быстро выяснить где работает человек, найти его личную карточку, выяснить, освободился или был переведен тот или иной работник, какова текучесть кадров в данном подразделении.

Пример заполнения алфавитной книги приведен на рис. 6

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность — правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации, с указанием вида документа подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждаются руководителем организации, с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст составляется в форме таблицы, в которой приводится наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам. Образец оформления структуры и штатной численности приведен в приложении № 6.

Штатное расписание

Штатное расписание — это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т.к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписание не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличию), по которым происходит утверждение нового штатного расписание.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 № 26) у работодателя появилась, возможность использовать уже готовую форму штатного расписания форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи в конце формы.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительствам РФ (ст.57 Трудового кодекса РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

ЕТКС — Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессии рабочих должностей служащих и тарифных разрядов. Образец оформления штатного расписания приведен в приложении № 7.

Вносить изменения в штатное расписание можно двумя путями.

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

«О внесении изменений в штатное расписание»;

«Об изменении штатного расписания»;

«О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

совершенствование организационной структуры компании;

проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

расширение или сокращение производственной основы компании;

оптимизация управленческой работы;

планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто это процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вносятся. Это могут быть:

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст.57 Трудового кодекса РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора.

Статья 73 Трудового кодекса РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие — в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч.2 ст.73 Трудового кодекса РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений — работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменении, в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен — следует действовать в порядке, предусмотренном ст.73 Трудового кодекса РФ, после этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.

Согласно ст.72 Трудового кодекса РФ перевод — это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсации, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем — письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования например вместо «отдел маркетинга» — «отдел маркетинговых исследований») при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т е. при выполнении требований ст.73 Трудового кодекса РФ).

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:

1. Трудовой договор. Так как согласно ст.57 Трудового кодекса РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.

2. Личную карточку Т-2 (раздел 3).

Должностная карточка и штатно-должностная книга

Кроме основного документа (личного дела), по которому осуществляется персональный учет работников организации, ведется должностная карточка. Она является учетным документом должностного характера и относится не к отдельному лицу, а к определенной номенклатурной должности, на которую заполняется. В карточку вносятся необходимые сведения на всех сменяющихся по этой должности работников.

Карточка заполняется на каждую должность, входящую в номенклатуру организации. Число должностных карточек в картотеке должно точно соответствовать числу номенклатурных должностей. На основании должностной картотеки производится разработка данных о количестве вакантных должностей, неутвержденных работников и недостающих личных дел, а также о количестве сменившихся по каждой номенклатурной должности работников.

Должностные карточки в картотеке устанавливаются по должностям в порядке, обеспечивающем надлежащую оперативность в работе с картотекой, определяемой номенклатурой должностей организации.

Все изменения в номенклатуре должностей (введение новых должностей, сокращение должностей, изменение штатного расписания) должны отражаться в должностной картотеке. При исключении должности из номенклатуры должностная карточка с указанием даты, основания, причины исключения этой должности переставляется в архивную должностную картотеку.

Штатно-должностная книга ведется по установленной форме службой кадров и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием. Образец оформления указанных документов приведены в приложении № 8-9.

Войсковая часть _________

По ведению книги учета личного состава по форме №1а.

1. Книга предназначена для учета личного состава роты, батареи и приравненных к ним подразделений воинской части, а также для учета личного состава управления батальона (дивизиона) и подчиненных ему специальных подразделений (частей).

Военнослужащие заносятся в книгу в порядке прибытия в подразделение. Запись производится на основании личных документов (военных билетов, удостоверений личности и др.) и учетных документов штаба воинской части.

В начале книги ведется штатно-должностной расчет. После штатно-должностного расчета составляются краткие сведения о численности личного состава подразделения.

На первом листе книги, после листов штатно-должностного расчета и кратких сведений о численности личного состава, вписываются военнослужащие, зачисленные за совершенные ими подвиги приказом Министра обороны РФ в списки роты (подразделения) навечно или почетными солдатами (матросами). Другие военнослужащие в этот лист не заносятся.

Для учета офицеров отводится несколько последующих листов книги.

Сержанты и солдаты учитываются вместе.

В конце книги выделяется несколько листов для учета временно прикомандированных из других воинских частей.

2. Все изменения по личному составу вносятся в книгу не позднее следующего дня после отдачи приказа по части.

Записи в книге ежемесячно сличаются с данными учетных документов штаба воинской части: учетно-послужных карточек, книг алфавитного и штатно-должностного учета.

3. Штатно-должностной расчет ведется на весь личный состав подразделения. В расчет вписывается наименование каждой должности в порядке расположения их в штате. Графы 1, 2 и воинское звание по штату в графе 3 заполняются чернилами, а остальные – простым карандашом.

В графе «Год призыва (Год рождения)» в мирное время указывается год призыва только сержантов и солдат срочной службы, а на сержантов и солдат сверхсрочной службы – «сверхсрочнослужащий». В военное время в этой графе указывается года рождения всех военнослужащих, а на сержантов и солдат сверхсрочной службы, кроме того – «сверхсрочнослужащий».

4. Краткие сведения о численности личного состава подразделения проверяются ежедневно и записываются в форму простым (мягким) карандашом. Изменившиеся показатели прошлого дня в форме удаляются (стираются) и затем вписываются новые данные. В дни, когда не произошло никаких изменений, исправляются только дата над формой сведений.

5. Новые книги в подразделении выдаются штабом воинской части под расписку командиру подразделения. Перед выдачей книги пронумеровываются, в конце их производится запись о количестве листов и заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. Новые книги заводятся только после использования всех листов старых книг.

По использовании книги возвращаются в штаб воинской части, где уничтожаются по акту установленным порядком. Перед уничтожением одним из офицеров подразделения совместно с лицом, ведущим учет личного состава в штабе воинской части, производится проверка правильности произведенных всех записей на военнослужащих, перенесенных на учет из старой книги в новую книгу.

В частях действующей армии (флота) книги по использовании не уничтожаются, а сдаются на хранение в архив с учетными документами штаба воинской части.

6. Порядок заполнения граф, требующих пояснения:

Графа 2. Фамилия пишется крупно, имя и отчество несколько мельче и без сокращения.

Графа 3. Должность записывается, начиная с первой строки, затем вписывается присвоенное военнослужащему воинское звание.

Графа 6. Указывается общее и специальное образование. Если военнослужащий имеет только общее образование, то записывается «10 классов», «7 классов» и т.п. Для лиц, окончивших ремесленные и им соответствующие училища, кроме общего образования, указывается, какое училище окончил. Если военнослужащий имеет высшее или среднее специальное образование, то записывается название учебного заведения, которое окончил, а общее образование не указывается.

При наличии у военнослужащего нескольких гражданских специальностей указывается та из них, по которой он имеет больший стаж.

Графа 7. Для заполнения этой графы сведения на каждого военнослужащего берутся из учетно-послужной карточки (графа 14).

Днем призыва на действительную военную службу считается день явки в военкомат для отправки в воинскую часть.

Графа 8. сведения о семейном положения записываются: холост, женат, вдов и разведен.

При записи адреса семьи указывается: город, область, улица, № дома и квартиры; для сельской местности: село (деревня, поселок, кишлак или аул), область, район, сельсовет.

Графа 9. Заполняется только при исключении военнослужащего из списков подразделения. На уволенных в запас обязательно указывается причина увольнения, например: «Уволен по окончании срока службы», «Уволен по болезни», «Уволен по семейному положению». Затем указывается наименование военкомата и области.

— «Уволен по окончании срока службы, Балашихинский райвоенкомат, Московской области 10.11.2003 года №428»;

— «Направлен на учебу в Киевское танковое училище 14.8.2002 №342»;

— «Пропал без вести при выполнении боевого задания в тылу врага (указать пункт, местность) 1.3.19 №12»;

Извлечения из Устава:

Командир взвода (группы, башни)

146. Командир взвода (группы, башни) в мирное и военное время отвечает: за боевую готовность взвода (группы, башни) и успешное выполнение им боевых задач; за боевую подготовку, воспитание, воинскую дисциплину и морально-психологическое состояние личного состава; за поддержание внутреннего порядка во взводе (в группе, башне); за сохранность и состояние вооружения, военной техники и другого имущества взвода (группы, башни). Он подчиняется командиру роты (боевой части) и является прямым начальником всего личного состава взвода (группы, башни).

147. Командир взвода (группы, башни) лично обучает и воспитывает подчиненных. Он обязан:

— проводить занятия с личным составом взвода (группы, башни) по боевой подготовке и следить за правильным обучением солдат (матросов)командирами отделений (старшинами команд), а при выполнении боевых задач умело управлять взводом (группой, башней);

— знать фамилию, имя, отчество, год рождения, национальность, род занятий до военной службы, семейное положение, успехи и недостатки каждого военнослужащего в боевой подготовке, их деловые и морально-психологические качества; постоянно проводить с ними индивидуальную работу по воинскому воспитанию; вести именной список личного состава взвода (группы, башни);

— заботиться о быте подчиненных и вникать в их нужды; не реже одного раза в неделю присутствовать на подъеме и вечерней поверке во взводе (в группе, башне);

— требовать и строго следить за соблюдением воинской дисциплины личным составом взвода (группы, башни), за его внешним видом, выполнением правил ношения военной формы одежды, правильной подгонкой снаряжения, обмундирования, обуви и за соблюдением правил личной гигиены;

— постоянно совершенствовать физическую тренированность личного состава, систематически проводить с ним занятия по физической подготовке;

— знать материальную часть, правила эксплуатации вооружения и военной техники, имеющихся во взводе (в группе, башне), и лично проверять их боевую готовность;

— следить за правильной эксплуатацией вооружения, военной техники и других материальных средств и не реже одного раза в две недели лично проводить их осмотр и проверку наличия;

— проверять подготовку вооружения и военной техники к выходу на каждое учение или занятие, а также их наличие и состояние по возвращении с учения или занятия;

— обеспечивать выполнение требований безопасности на занятиях, стрельбах, учениях и при работе с вооружением и военной техникой;

— вести учет боевой подготовки взвода (группы, башни);

— докладывать командиру роты (боевой части) о нуждах подчиненных, а также о поощрениях и наложенных на них дисциплинарных взысканиях.


Статьи по теме