Деловой Этикет Секретаря-референта скачать

Деловой Этикет Секретаря-референта скачать.rar
Закачек 1750
Средняя скорость 1481 Kb/s

Деловой Этикет Секретаря-референта скачать

Теоретико-методологический анализ деловых и личностных качеств секретаря-референта. Должностные обязанности. Основные составляющие имиджа: внешний облик, тактика общения, деловой этикет, протокол. Анализ ведения телефонных переговоров секретаря-референта.

Нажав на кнопку «Скачать архив», вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.

Подобные документы

Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря. Культура делового общения секретаря. Этические требования к ведению телефонных переговоров. Задачи секретаря при подготовке совещаний, роль в организации приема посетителей.

Внешний облик, тактика общения. Деловой этикет и протокол. Этика делового общения. Понятие модели поведения. Процесс развития визитных карточек как элементов делового общения. Выбор правильной модели поведения. Создание хорошего делового имиджа.

Общее понятие про профессию «секретарь-референт». Основные требования к должности. История происхождения слова «секретарь». Требования к внешнему виду секретаря, форма одежды. Обязанности, культура делового общения. Основные виды приема посетителей.

Изучение понятия «деловая этика». Анализ взаимосвязи этики и современного управления. Обобщение основных методов ведения переговоров. Влияние восприятия, эмоций, разности интересов на их результаты. Этика служебных отношений и телефонных переговоров.

История этикета. Принципы делового этикета. Особенности делового общения как особой формы общения. Нормы, методы, приемы ведения деловых переговоров. Этикет, соблюдаемый в письмах. Культура делового общения. Основные положения телефонных переговоров.

Этика — философская наука, объектом изучения которой является мораль. Деловое общение. Влияние личностных качеств на общение. Этика и психология деловых бесед и переговоров. Стили общения в деловой сфере. Этика борьбы и конкуренции.

Общая характеристика и понятие делового общения и переговоров. Основные этапы ведения деловых переговоров. Методы ведения деловых переговоров. Основные практические рекомендации для эффективного ведения деловых переговоров в любой сфере деятельности.

Организация телефонных переговоров руководителя — обязательная функция секретарского обслуживания. Влияние тона разговора и слов секретаря на ответную реакцию абонента. Конфиденциальность информации. Правила построения приветствия. План телефонной беседы.

Сущность мотивации общения. Основные принципы делового этикета. Влияние индивидуальных психологических качеств личности на общение. Диалоговое общение, правила общения по телефону. Этика и психология деловых бесед, переговоров. Заповеди делового человека.

Особенности этикета деловой беседы. Методы ведения различных видов деловых переговоров. Разграничения между участниками дискуссий и обсуждаемыми проблемами. Влияние восприятия, эмоций, разности интересов на результаты переговоров. Взаимовыгодные варианты.

Хороший секретарь – это первый помощник руководителя, его доверенное лицо. По уровню его личной культуры, умению общаться с людьми, по его внешнему виду складывается первое мнение об организации. По этой причине деловой этикет в работе секретаря имеет первостепенное значение. От него зависит правильность и своевременность оформления документов, поступающих от руководителя. Он держит под контролем все назначенные деловые встречи, подготовку документов к ним и своевременно напоминает о них руководителю, а также занимается оформлением итоговых документов по результатам этих встреч, контролем сроков выполнения намеченных мероприятий.

Нежелательные или слишком назойливые посетители мешают работать, и именно секретарь призван избавить от контакта с ними своего начальника. Здесь потребуется умение делать это тактично, в вежливой форме, но категорически. Посетители бывают разными, иногда ведут себя неадекватно, но от секретаря требуется вежливое, ровное общение со всеми. Ни в коем случае нельзя вызывать конфликт. Он всегда обязан знать, где в данный момент находится его руководитель, о его планах на текущий день и будущий.

Вся входящая почта поступает сначала к секретарю. В его обязанности входит вскрыть и рассортировать ее. Иногда руководитель доверяет своему помощнику вести несложную деловую переписку и самому передавать документы тому или иному сотруднику. Для этого секретарь должен иметь определенные знания по составлению и оформлению деловых документов. Вся работа с корреспонденцией должна быть организована четко. Такое явление, как не распечатанные письма, задержка с ответами свидетельствует о низкой квалификации работника, такой секретарь – плохой помощник для своего шефа и создает отрицательный имидж для организации в целом.

От секретаря требуется умение вести разговоры по телефону. Не зависимо от собственного настроения и личного отношения к находящемуся на противоположном конце провода, разговаривать нужно вежливо, без эмоций. Передаваемая информация должна быть по существу: краткой и полной. Ответ на звонок начинается с названия организации или должности лица, под чьим руководством он работает. Ежедневная текущая работа должна планироваться с начала рабочего дня. Лучше делать записи о предстоящих делах, выделять то, что является главным, не терпящем отлагательств. Чтобы не вести долгие поиски нужных документов, должны быть заведены специальные папки, для их хранения.

На первый взгляд деловой этикет секретаря содержит простые требования, но они подлежат обязательному выполнению, ведь по нему судят и о деловых качествах шефа. Секретарь-женщина на своем рабочем месте не должна выглядеть вызывающе, так как она представляет организацию. Противопоказана яркая косметика, много украшений. Одежда допускается элегантная и модная, но в деловом стиле.

Секретарь, соответствующий своему месту, берет на себя все контрольно-технические функции и освобождает время руководителя для решения основных вопросов.

Из статьи вы узнаете:

Правила делового этикета секретаря

Любой посетитель, звонит ли он по телефону или приходит в компанию, в первую очередь встречается с секретарем. Он — лицо компании, ее первый представитель, создающий у посетителей впечатление об организации.

Одно из основных требований к секретарю — знание правил делового этикета. С одной стороны, это важно для поддержания престижа учреждения и его руководителя. Вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие всегда производят положительное впечатление. Профессиональный секретарь — это помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции. С другой стороны, соблюдение правил этикета необходимо и самому сотруднику. т.к. является непременным условием карьерного роста. В этом, как и в деловых качествах, выражается профессионализм. Следующий правилам делового общения человек быстро завоевывает авторитет у коллег и руководства, без особых усилий вписывается в коллектив и успешно развивается как профессионал.

Границы деятельности, полномочия и ответственность секретаря определяются в зависимости от масштабов компании, особенностей ее деятельности, личностных черт управленца, в подчинении у которого находится сотрудник. Задача секретариата — освободить руководство от рутинной и организационной работы, позволить сосредоточиться на приоритетных задачах.

Что такое деловой этикет?

Под этикетом понимают свод правил, принятых в определенных социальных кругах и регулирующих поведение. Эти правила помогают общаться, поддерживать контакт с другими людьми. В бизнес-среде как в части социума также существуют свои правила: деловой этикет.

Подобные правила могут касаться внешнего вида, манер общения, деловых встреч, телефонных переговоров. В любой сфере, где реализуются деловые интересы индивида, и происходит взаимодействие с клиентами, партнерами, коллегами, руководством или подчиненными, необходим деловой этикет. Он позволяет общаться, устанавливать взаимоотношения, принимать эффективные решения и поддерживать позитивный имидж в бизнес-среде.

Основные принципы делового этикета секретаря

Все необходимо делать вовремя. Этот принцип касается всех служебных заданий и реализуется в грамотном распределении рабочего времени

К секретам компании нужно относиться так же трепетно как к личным тайнам. Профессионал никогда не болтает лишнего.

Секретарь всегда доброжелателен и приветлив, однако, умеет держать дистанцию и общаться в рамках делового этикета.

Внимание к окружающим

Важно уметь прислушиваться к чужому мнению, воспринимать критику и советы коллег, ценить чужой опыт.

Деловой стиль во внешнем облике — один из элементов позитивного имиджа. Сотрудник должен вписываться в окружение, одеваться со вкусом, следить за собой.

Профессионал говорит и пишет грамотно, общается хорошим литературным языком.

Использование допустимых методов воздействия

Допускается строго ограниченный круг методов влияния на собеседника: чаще всего используется убеждение, к внушению и принуждению прибегают только по необходимости.

Профессиональный сотрудник всегда помнит о своих обещаниях и в точности выполняет их.

Деловой этикет секретаря руководителя

Секретарь — это доверенное лицо руководителя, его первый помощник. Он владеет оперативной информацией и всегда находится в курсе текущих дел. Руководитель полагается на него, когда возникает необходимость своевременно выполнить какие-либо мероприятия, подготовить официальную корреспонденцию или сводную информацию, распределить телефонные звонки и посетителей.

Принципы делового этикета не допускают фамильярных отношения между секретарем и руководством. Профессионал всегда соблюдает дистанцию и обращается к руководителю на «вы», что помогает ему достойно выходить из критических ситуаций. Для поддержания хороших отношений также рекомендуется следовать следующим правилам:

Четко представлять свои обязанности, полномочия и уровень компетенции. Это помогает решать некоторые вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя;

Точно выполнять поручения и не допускать ошибок в официальных документах, т.е. избавить начальника от необходимости повторно проверять каждый документ;

Проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе. Это способствует укреплению взаимопонимания и доверия;

Следить за событиями в личной жизни начальника;

Следование бизнес этикету обязывает секретаря изучать характер руководителя, его личность. Зачастую для выполнения главных задач личного помощника служебной информации бывает недостаточно. Важно понимать рабочие привычки начальника, его предпочтения и образ мысли. Профессионал способен предвосхищать поручения руководства;

Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.

В тандеме начальника и подчиненного обязанностями обладают обе стороны. Руководитель должен своевременно информировать подчиненного о своем местопребывании (например, если он покидает рабочее место), о служебных намерениях на сегодняшний день. Как секретарю вести себя в положении, когда он ограничен в информации? По этикету данный сотрудник не имеет права отвечать “Не знаю” на вопросы о том, получил ли шеф важные документы или при каких условиях можно с ним увидеться. Для поддержания имиджа компании, секретарь должен быть полностью информирован в рамках своей компетенции.

Как секретарю вести себя в конфликтных ситуациях

Работа секретаря предполагает постоянное общение. Деловой этикет этой профессии направлен, в первую очередь, на взаимодействие с людьми разного социально-психологического уровня. Даже высококвалифицированному профессионалу сложно избежать конфликтных ситуаций, который часто возникают в повседневной работе.

Причинами конфликтов в офисе чаще всего бывают:

  1. Факторы, мешающие достижению базовых целей: негативное влияние действий одного работника на эффективность другого, попытки решить серьезные проблемы без участия руководства, невыполнение функциональных обязанностей на разных уровнях подчинения;
  2. Факторы, влияющие на уровень заработка, условия труда: зависимость результатов от действий всего коллектива, организационные проблемы, функциональные нарушения системы “руководитель — подчиненный”;
  3. Несоответствие поступков сотрудника нормам и ценностям, принятым в коллективе.

Умение предотвращать конфликты — настоящее искусство, которое требует умения слушать оппоненту, разъяснять свою точку зрения, соблюдать спокойствие и находить индивидуальный подход к собеседнику.

Приведем десять базовых рекомендаций в рамках делового этикета секретаря по разрешению конфликтов:

  1. Внимательно слушайте собеседника;
  2. Задавайте вопросы, чтобы лучше понять его точку зрения;
  3. Сохраняйте спокойствие;
  4. Старайтесь максимально обосновать выражаемую вами позицию;
  5. Сконцентрируйтесь на предмете конфликта, не переходите на личности, общайтесь в рамках служебного этикета;
  6. Обсуждайте настоящее, не упоминая о прошлых спорах;
  7. Примите ответственность за собственную роль в конфликтной ситуации;
  8. В конце диалога обобщите результаты беседы;
  9. Договоритесь о повторной беседе с оппонентом;
  10. Продумайте возможности предотвращения подобных конфликтов в дальнейшем.

Для конструктивного решения любой конфликтной ситуации секретарь должен не просто следовать правилам этикета, но и уметь взаимодействовать с людьми, противостоять манипуляциям, корректно реагировать на предъявление рекламаций и владеть техниками снятия напряжения. Настоящий профессионал эмоционально устойчив, всегда находит компромиссные решения и умеет разрядить обстановку.

Знание делового этикета — непременное условие профессионализма секретаря. Это важно для обеих сторон трудового соглашения. С одной стороны, помощник руководителя — лицо компании, первый представитель ее культуры. С другой — специалист, имеющий большой потенциал в бизнес-среде.


Статьи по теме