Акт Приема Передачи Топливных Карт образец

Акт Приема Передачи Топливных Карт образец.rar
Закачек 720
Средняя скорость 1398 Kb/s

Акт Приема Передачи Топливных Карт образец

Акт передачи топливной карты водителю является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.

Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

  • Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
  • За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
  • Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
  • Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Порядок юридического оформления

Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

  1. Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
  2. Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
  3. Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
  4. В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
  5. Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.

Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.

Заполнение акта передачи

Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты. Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

  • Реквизиты составившей его организации.
  • Дату.
  • Город.
  • Полное наименование.
  • Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.

Основная часть

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  • Наименование организации.
  • Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.
  • На основании каких документов работодатель передает водителю имущество. В ООО такой документацией является Устав.
  • Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
  • ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
  • Название и номер топливной карты.
  • Сколько экземпляров акта составлено.

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой.

В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает. Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Стоимость топливной карты

Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:

  • Бесплатно.
  • С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
  • С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.

В представленном образце акта прописана безвозмездная передача. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.

Учет топливных карт

Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт. За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива.

Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.

Другой способ

В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт. Там информацию можно оформить списком либо таблицей. В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.

Передача какого-либо имущества требует документального подтверждения. Таковым становится приемопередаточный акт. Составляется он непосредственно по факту. Каковы особенности создания акта приема-передачи объекта?

Процесс передачи любого имущества сопряжен с соблюдением определенных правил. Нужно оговорить условия передачи, определить права и обязанности настоящего и будущего собственника.

Содержание

Но самое главное, это зафиксировать сам факт передачи. Только при наличии приемопередаточного документа ценности считаются переданными и полученными. В чем особенности составления акта приема-передачи объекта?

Общие аспекты ↑

В большинстве случаев акт приема-передачи различных видов имущества является дополнением к документам, закрепляющим права сторон.

Так прилагается приемопередаточный акт к договору купли-продажи, контракту об аренде, соглашению о дарении и т.д.

Любой договор всего лишь определяет условия, какие должны исполнить участники соглашения. Подписание договора по передаче имущества не означает его исполнение.

Подтверждает выполнение условий именно акт. Данный документ должен быть подписан как лицом передающим, так и лицом получающим. Акт становится неотъемлемой частью договора. Но наличие такого акта требуется и в иных случаях.

Например, в любой организации имеются сотрудники, несущие материальную ответственность за имущественные ценности, товары, ценные документы или прочие активы. Иногда ответственные лица сменяются или увольняются.

Порой движение активов связано с производственной необходимостью и т.д. Какой бы ни была причина, передачу подответственного имущества нужно зафиксировать. Для этого используется акт приема-передачи.

Что это такое

Акт приема-передачи объекта это документ, подтверждающий осуществление передачи имущества от одного лица к другому. Использоваться акт может в самых различных ситуациях.

Под объектом может подразумеваться любая материальная ценность, находящаяся во владении или распоряжении конкретного лица. Акт о приеме-передаче может понадобиться при передаче объектов:

  • в случае продажи;
  • по договору аренды;
  • в качестве залогового обеспечения;
  • в связи со сменой ответственного лица и т.д.

Акт приема-передачи это правовой документ. Потребность в нем обусловлена необходимостью юридического подтверждения факта перехода чего-либо и фиксации точного момента перехода прав и обязанностей, связанных с передаваемым объектом.

Приемопередаточный документ всегда составляется в количестве не менее двух экземпляров. Один получает передающая сторона, второй – принимающая.

При этом недопустимым считается копирование документа. Каждая из сторон должна получить подлинный акт. Иначе действительным документ не является.

Назначение документа

Как и любой официальный документ, акт приема-передачи обладает юридической силой. При необходимости акт может становиться веским аргументом в защите интересов одной из сторон процесса передачи имущества или иных ценностей.

Содержание приемопередаточного акта состоит описания всех характеристик передаваемого объекта, возможных дефектов и иных значимых нюансов.

Форма акта приема-передачи законодательно не утверждена. Документ составляется в произвольном виде. Но при этом неукоснительной нормой считается наличие некоторых обязательных реквизитов.

Так указываются в акте следующие аспекты:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • место оформления;
  • наименования и реквизиты сторон;
  • идентификация и описание передаваемого предмета.

Актом приема-передачи объекта в первую очередь подтверждается факт передачи указанного имущества. Ни в коей мере акт не может заменить договора или соглашения, прописывающего условия предстоящей сделки.

Как отдельный документ акт о передаче ценностей может фигурировать внутри организации, когда осуществляется передача имущества меж ответственными лицами.

Но и в этом случае основанием становится распорядительный документ вышестоящего руководства о необходимости передачи объекта.

Во внешней деятельности предприятия приемопередаточный акт является обязательным приложениям к различным договорам о поставке, аренде и других операциях, связанных с передачей имущественных ценностей.

Особенность акта в том, что в нем отображены все нюансы передаваемых объектов. Непременно в документе указываются все недостатки и повреждения имущества.

Если акт не отмечает недочеты объекта, то даже через суд доказать их наличие в будущем вряд ли получится. Как только акт передачи подписан, считается, что имущество действительно передано и именно в том состоянии, какое отображено в акте.

Действующая нормативная база

Как таковой формы акта приема-передачи в законодательстве не предусмотрено. Тем не менее, закон оговаривает некоторые случаи, когда наличие передаточного акта считается обязательным.

Например, при передаче недвижимости или сдаче дел ответственным лицом. В иных случаях потребность в акте приемки как обязательство отсутствует, но сама суть операции предполагает его наличие.

При спорных ситуациях, связанных с передачей ценностей, суд основывается именно на наличии акта о приеме-передаче. При его отсутствии даже подписанный договор не может считаться подтверждением факта передачи конкретного объекта.

Субъекты вправе разрабатывать собственную форму приемопередаточного акта. Содержание его определяется исходя из насущных потребностей.

Но в любом случае бланк должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ФЗ №402 относительно первичной документации.

Поскольку актом подтверждается осуществления хозяйственной операции, коей считается передача любых ценностей, то документ по праву причисляется к первичной документации.

Нюансы при составлении формы акта приема-передачи ↑

Составляя форму акта приема-передачи, следует учитывать различные нюансы, касающиеся сути документа. Прежде всего, не следует путать приемопередаточный акт и расписку.

Если последняя просто подтверждает получение чего-либо, то акт документ двухсторонний. Составление его предполагает, что участниками являются две стороны, одна принимающая, другая передающая. В действительном документе должны наличествовать подписи обеих сторон.

Другой немаловажный факт это то, что акт о приеме-передаче являет собой документ, удостоверяющий отсутствие у сторон взаимных претензий.

В акте подробно описывается передаваемый объект, его характеристики, особенности, свойства. Здесь же отображаются выявленные в процессе принятия недочеты.

Как заполнить акт МХ-3 приема-передачи ответственного хранения товара, читайте здесь.

И если получатель подписал акт, то считается, что он согласен принять объект в том состоянии, какое имеет место быть. После подписания акта приема-передачи получатель объекта не вправе заявлять о каких-либо претензиях по отношении. К продавцу.

Таким образом, основополагающими моментами любого акта приема-передачи имущества являются такие моменты как:

  • указание участвующих в передаче сторон;
  • точная идентификация предмета передачи по акту;
  • подробное описание состояния объекта.

Определенные нюансы формирования акта приема-передачи объекта возникают и в связи с характерными особенностями конкретно передаваемого имущества.

Дел при увольнении

В случае увольнения должностного лица, таковое обязано сдать перед уходом все имеющиеся в его ведении дела. Передаются дела, как правило, вновь принятому сотруднику.

При отсутствии оного принять дела может руководитель организации либо работник, уполномоченный на то руководством. Процесс передачи дел начинается с издания приказа руководителя.

В нем отображается:

Акт приема-передачи дел составляет назначенная специально комиссия. Состав комиссии непременно отображается в акте. Члены комиссии проверяют, какие должны наличествовать дела согласно номенклатуре.

Затем проверяется наличие или отсутствие дел. По итогам проверки составляется акт. Содержание него выглядит так:

Как только акт передачи подписан лицо, принявшее документы, принимает на себя и материальную ответственность за их сохранность. Готовый акт передается на утверждение руководителю.

По одному экземпляру акта должно предоставляться передающему и принимающему сотруднику. Период передачи дел определяется не позднее даты увольнения работника.

При увольнении сотрудника по собственному желанию передача дел может продолжаться в течение двух недель. Но если стороны решили расторгнуть трудовые отношения раньше положенного срока, то период передачи может сокращаться.

Печатей и штампов

Сохранность печатей и штампов для любой организации чрезвычайно важна. Потому для их сохранения назначается ответственное лицо, отвечающее за сохранность, правомерность использование и надлежащее применение для заверения лишь подлинных документов.

Передача печати или штампа может потребоваться по разным причинам:

  • смена ответственного лица;
  • передача во временное пользование должностному лицу организации;
  • предоставление полномочному представителю организации для заверения внешних документов от лица предприятия;
  • временное отсутствие ответственного лица и т.д.

Акт приема-передачи печатей и штампов включает в себя следующие данные:

  • причина передачи;
  • сведения о принимающем и передающем лицах;
  • реквизиты приказа руководителя о передаче печатей и/или штампов;
  • временной период, на который осуществляется передача;
  • оттиск передаваемой печати или штампа;
  • подписи сторон;
  • подпись руководителя.

Готовый акт сохраняется в организации не менее трех лет. В случае неправомерного или ошибочного применения печатей и штампов наличие акта позволяет установить, кто именно на том момент хранил печать организации.

В качестве примера можно рассмотреть следующий акт приема-передачи, образец простой формы — акт о приеме-передаче печати. По такой же схеме может составляться акт передачи ответственным лицом ключей.

Самоходной машины

Передача самоходной машины может осуществляться на основании договора купли-продажи, аренды и т.д. В любом случае в наличии должен иметься передаточный акт, являющийся неотъемлемой частью основного договора.

Основная цель данного акта в установлении текущего состояния машины на момент передачи и подтверждение непосредственной даты передачи.

Условия передачи отображаются в заключенном договоре или соглашении, дополнительно перечислять их в акте не стоит. Обязательным считается отображение таких моментов как:

Форма Акта приема-передачи Карт

г. _________ «__»_________2013 г.

-Карт-________», именуемое в дальнейшем «ПОСТАВЩИК», в лице ______________________________, действующий на основании _________, с одной стороны,

и ____________________________, именуемое в дальнейшем «ПОКУПАТЕЛЬ», в лице ____________________________________, действующего на основании ________________, с другой стороны, составили настоящий акт приема-передачи Карт к Договору № _/_/ от «__»_________2013 г. (далее – Договор) о нижеследующем:

1. ПОСТАВЩИК _____________, а ПОКУПАТЕЛЬ ______________ нижеуказанные топливные карты:


Статьи по теме